Kontu Se on hyvä paikka elää ja olla!

Hallitus kaipaa (jälleen) uusia jäseniä

Keskustelu huoneessa 'Tiedotteet', aloittanut Olórin, 10.05.2019.

  1. Olórin

    Olórin Kontulainen Suomen Tolkien-seura

    Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n vaalikokous järjestetään la 8.6.2019 klo 14 Retsolan leirikeskuksessa Ruokolahdella.

    Vaalikokouksessa valitaan Seuralle hallitus, joka vastaa mm. miittien järjestämisestä. Seuran hallituksesta kaikki eivät enää jatka kesän vaalikokouksen jälkeen uudelle kaudelle (joka alkaa syyskuun 1. päivänä). Uusia tekijöitä kaivataan täydentämään hallitusta, mutta sehän on muutenkin välttämätöntä. Muuten toiminta väkisinkin rapautuu ja vähenee. Toimiva Seura vaatii aina vaihtelua hallitukseen, jotta miittejä järjestettäisiin vielä ensi vuosikymmenelläkin.

    Nyt on hyvä hetki tulla hallitukseen, koska mukana on paljon kokeneita ja pitkäaikaisia jäseniä. Turha siis pelätä joutuvansa heti ottamaan suurta vastuuta, vaan jokainen toimii kykyjensä ja ehtimisensä mukaan. Tarvetta voisi olla vaikka innokkaalle somettajalle, joka seuraisi esimerkiksi Amazonin tulevaa Keski-Maa-sarjaa. Alla tarkemmat kuvaukset erilaisista rooleista hallituksessa. (Kuvaukset on pitkälti lainattu Heathertoesin aiemmasta tiedotteesta.)

    Puheenjohtaja
    - kokousten kokoon kutsuminen ja puheenjohtaminen
    - esityslistan kasaaminen, asioiden valmistelu (ja ihmisten muistuttaminen valmistelemaan omia asioitaan)
    - delegoiminen, nakittaminen
    - hallituksen sisäinen tiedottaminen
    - toiminnan ja hallinnon suunnittelu, yleinen lankojen käsissä pitäminen (ja niiden etsiminen)
    - yhteydenottoihin vastaaminen ja niiden delegoiminen eteenpäin tarvittaessa

    Varapuheenjohtaja
    - puheenjohtajan työpari sekä varahenkilö, esim. jos puheenjohtaja ei pääse kokoukseen, niin varapuheenjohtaja johtaa kokousta
    - iso vapaus ottaa sellaisia nakkeja kuin haluaa, joko koko vuodeksi tai yksittäisiä juttuja lyhytaikaisemmin. Hyvä olla aktiivinen, vaikka ei olisikaan mitään tiettyä vastuuhommaa

    Sihteeri
    - kokouksissa hereillä oleminen ja kuunteleminen, ettei mitään oleellista jää huomaamatta. Irkkikokouksista jää toki loki talteen, sitä voi käyttää kivasti myöhemmin apuna pöytäkirjaa tehdessä.
    - kokouspöytäkirjojen kirjoittaminen ja lähettäminen hallitukselle tarkasteltavaksi / kommentoitavaksi. Ajallisesti se ei ole mitenkään erityisen raskas homma, jos on ollut kokouksessa hereillä.
    - mahdollisten korjausten jälkeen pöytäkirjat tulee laittaa myös seuran nettisivuille.
    - jos pöytäkirjasta tarvitaan allekirjoitettu versio, niin allekirjoitusten hankkiminen / hankkimisen delegointi, mahdollisesti postittaminen allekirjoittajalle ja takaisin.

    Rahastonhoitaja (ollut kätevyyden vuoksi sama henkilö kuin jäsensihteeri)
    - kirjanpidon pitäminen
    - tulo- ja menoarvion laatiminen
    - tilinpäätöksen laatiminen
    - vanhojen tilinpäätösten ja kirjanpitomateriaalien säilyttäminen

    +Jäsensihteerin pestin yhteydessä / yhteistyössä jäsensihteerin kanssa
    - jäsenmaksutietojen tarkistaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - miittimaksujen tarkistaminen (Onko maksaja seuran jäsen? Onko maksettu oikea summa? Sosiaaliset toimenpiteet maksamatta jättäneiden tai väärän summan maksaneiden kanssa)

    Jäsensihteeri (usein ollut sama henkilö kuin rahastonhoitaja)
    - jäsenhakemusten vastaanottaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - jäsenten yhteystietomuutosilmoitusten vastaanottaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - jäsenten osoitetietojen / sähköpostiosoitteiden kopioiminen jäsenrekisteristä postitusvastaavalle muutaman kerran vuodessa
    - jäsenyyttä miettivien henkilöiden sähköposteihin vastaaminen (noin kaksi kertaa vuodessa)

    +Rahastonhoitajan pestin yhteydessä / yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa
    - jäsenmaksutietojen tarkistaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - miittimaksujen tarkistaminen (Onko maksaja seuran jäsen? Onko maksettu oikea summa? Sosiaaliset toimenpiteet maksamatta jättäneiden tai väärän summan maksaneiden kanssa)

    Tiedottaja / Sosiaalisen median tiedottaja
    - sosiaalisessa mediassa tiedottaminen (sis. erityisesti Facebook, foorumi, internet-sivut, mutta mielenkiinnon mukaan myös Twitter, Instagram yms.)
    - tiedotusvastaavan sähköpostin tarkkaileminen ja asioiden hoitaminen tai eteenpäin delegoiminen
    - tilanteen mukaan muut tiedottamistehtävät

    Miitivastaava[t]
    - viime vuosina tapahtumavastaavia ollut 2 kpl, joten hommia voi jakaa
    - miittipaikkojen varaaminen ajoissa, ja esim. avaimen/avainkoodin hakemisen TAI hakemisesta huolehtimisen
    - yleisen sujuvuuden, järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen (alkuinfo, ensiapupakkauksen huolehtiminen paikalle ja sen pitäminen ajan tasalla, alaikäisten lupalaput, seuran turvallisuussuunnitelman päivittäminen). Seura maksaa ensiapukoulutuksen (EA1), jos sinulla ei vielä sitä ole.
    - uusien miittipaikkojen kartoittamisen seuralaisten ehdotusten perusteella tai omien intressien mukaan
    - Tapahtumavastaava on usein myös roudari (seuran keittiötavarat, laudeliinat, mahdollisesti myyntitavarat) joskus seremoniamestari (isompien miittin ohjelmien tiedustelu ja aikataulutus), joskus suurtalouskokki (jos osallistuu the Miitin keittiöhommiin).

    Paino- ja postitusvastaava
    - jäsenpostin (esim. Hobittilan Sanomat) postittaminen
    - jäsenpostin tulostaminen / painattaminen.

    Smialvastaava
    - ei välttämättä hallitustehtävä, koska osuu eri aikavälille kuin hallituksen toimikausi. Valitaan joko hallituksen järjestäytymiskokouksessa tai jossakin muussa hallituksen kokouksessa.
    - järjestää smialkilpailun eli päivittää haluamansa kaltaiset säännöt foorumille, pisteyttää smialien toiminnastaan foorumille antamat raportit säännöllisesti, päivittää pistetilannetta, sekä vastaa kysymyksiin aiheesta
    -kausi kalenterivuosi (1.1.-31.12.), kun muu hallitus vaihtuu jo syyskuun alussa

    Myyntitavaravastaava
    -vastaa Seuran myyntitavaroista
    -säilyttää, inventoi ja kuljettaa myyntitavaroita sekä toimittaa niitä tarvittaessa postin välityksellä ostajille
    -vastaa uusien myyntitavaroiden hankkimisesta hallituksen näin päättäessä

    Tapahtumavastaava
    -vastaa muista tapahtumista kuin miiteistä, jotka järjestää miittivastaava
    -yhteyshenkilö Seuran ulkopuolisten tahojen järjestämiin tapahtumiin tms.

    Tarvikevastaavaa
    -vastaa Seuran omaisuudesta kuten miittitavaroista (ei välttämättä säilytä itse kaikkia) ja kuljettaa niitä miitteihin

    Turvallisuusvastaava
    -vastaa turvallisuussuunnitelman ajantasaisuudesta

    Hallitus kokoontuu pääsääntöisesti irkissä (##valkoinenneuvosto) ja miiteissä. Kokoontumisia on noin kerran kuukaudessa, mutta niiden järjestämisestä keskustellaan uuden hallituksen kanssa. On toki suotavaa osallistua mahdollisimman usein, mutta sen takia ei kannata jättää tulematta hallitukseen, ettei ehdi aina kokouksiin.
     
    Last edited: 10.05.2019
    Hanna Kullanväärtti ja Jaamar tykkäävät tästä.
  2. Hanna Kullanväärtti

    Hanna Kullanväärtti Kontulainen

    No minultahan tuo sihteerin homma sujuisi rutiinilla. Esityslistojen ja pöytäkirjojen kirjoittaminen on tuttua puuhaa. Kokoukset ovat ilmeisesti useimmiten etänä?
     
    Olórin, Isilmírë, Heathertoes ja joku muu tykkäävät tästä.
  3. Jaamar

    Jaamar Hyykäärme Vastuuhenkilö Kummi

    Kokoukset pidetään pääosin ircissä, mutta silloin kun se on järkevästi mahdollista niin on kokoustettu miittien yhteydessä, koska kasvotusten homma on vähän jouhevampaa.
     
    Hanna Kullanväärtti ja Tik tykkäävät tästä.

Jaa somessa