Hallitus kaipaa (jälleen) uusia jäseniä

Olórin

Kontulainen
Suomen Tolkien-seura
Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n vaalikokous järjestetään la 8.6.2019 klo 14 Retsolan leirikeskuksessa Ruokolahdella.

Vaalikokouksessa valitaan Seuralle hallitus, joka vastaa mm. miittien järjestämisestä. Seuran hallituksesta kaikki eivät enää jatka kesän vaalikokouksen jälkeen uudelle kaudelle (joka alkaa syyskuun 1. päivänä). Uusia tekijöitä kaivataan täydentämään hallitusta, mutta sehän on muutenkin välttämätöntä. Muuten toiminta väkisinkin rapautuu ja vähenee. Toimiva Seura vaatii aina vaihtelua hallitukseen, jotta miittejä järjestettäisiin vielä ensi vuosikymmenelläkin.

Nyt on hyvä hetki tulla hallitukseen, koska mukana on paljon kokeneita ja pitkäaikaisia jäseniä. Turha siis pelätä joutuvansa heti ottamaan suurta vastuuta, vaan jokainen toimii kykyjensä ja ehtimisensä mukaan. Tarvetta voisi olla vaikka innokkaalle somettajalle, joka seuraisi esimerkiksi Amazonin tulevaa Keski-Maa-sarjaa. Alla tarkemmat kuvaukset erilaisista rooleista hallituksessa. (Kuvaukset on pitkälti lainattu Heathertoesin aiemmasta tiedotteesta.)

Puheenjohtaja
- kokousten kokoon kutsuminen ja puheenjohtaminen
- esityslistan kasaaminen, asioiden valmistelu (ja ihmisten muistuttaminen valmistelemaan omia asioitaan)
- delegoiminen, nakittaminen
- hallituksen sisäinen tiedottaminen
- toiminnan ja hallinnon suunnittelu, yleinen lankojen käsissä pitäminen (ja niiden etsiminen)
- yhteydenottoihin vastaaminen ja niiden delegoiminen eteenpäin tarvittaessa

Varapuheenjohtaja
- puheenjohtajan työpari sekä varahenkilö, esim. jos puheenjohtaja ei pääse kokoukseen, niin varapuheenjohtaja johtaa kokousta
- iso vapaus ottaa sellaisia nakkeja kuin haluaa, joko koko vuodeksi tai yksittäisiä juttuja lyhytaikaisemmin. Hyvä olla aktiivinen, vaikka ei olisikaan mitään tiettyä vastuuhommaa

Sihteeri
- kokouksissa hereillä oleminen ja kuunteleminen, ettei mitään oleellista jää huomaamatta. Irkkikokouksista jää toki loki talteen, sitä voi käyttää kivasti myöhemmin apuna pöytäkirjaa tehdessä.
- kokouspöytäkirjojen kirjoittaminen ja lähettäminen hallitukselle tarkasteltavaksi / kommentoitavaksi. Ajallisesti se ei ole mitenkään erityisen raskas homma, jos on ollut kokouksessa hereillä.
- mahdollisten korjausten jälkeen pöytäkirjat tulee laittaa myös seuran nettisivuille.
- jos pöytäkirjasta tarvitaan allekirjoitettu versio, niin allekirjoitusten hankkiminen / hankkimisen delegointi, mahdollisesti postittaminen allekirjoittajalle ja takaisin.

Rahastonhoitaja (ollut kätevyyden vuoksi sama henkilö kuin jäsensihteeri)
- kirjanpidon pitäminen
- tulo- ja menoarvion laatiminen
- tilinpäätöksen laatiminen
- vanhojen tilinpäätösten ja kirjanpitomateriaalien säilyttäminen

+Jäsensihteerin pestin yhteydessä / yhteistyössä jäsensihteerin kanssa
- jäsenmaksutietojen tarkistaminen + jäsenrekisterin päivitys
- miittimaksujen tarkistaminen (Onko maksaja seuran jäsen? Onko maksettu oikea summa? Sosiaaliset toimenpiteet maksamatta jättäneiden tai väärän summan maksaneiden kanssa)

Jäsensihteeri (usein ollut sama henkilö kuin rahastonhoitaja)
- jäsenhakemusten vastaanottaminen + jäsenrekisterin päivitys
- jäsenten yhteystietomuutosilmoitusten vastaanottaminen + jäsenrekisterin päivitys
- jäsenten osoitetietojen / sähköpostiosoitteiden kopioiminen jäsenrekisteristä postitusvastaavalle muutaman kerran vuodessa
- jäsenyyttä miettivien henkilöiden sähköposteihin vastaaminen (noin kaksi kertaa vuodessa)

+Rahastonhoitajan pestin yhteydessä / yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa
- jäsenmaksutietojen tarkistaminen + jäsenrekisterin päivitys
- miittimaksujen tarkistaminen (Onko maksaja seuran jäsen? Onko maksettu oikea summa? Sosiaaliset toimenpiteet maksamatta jättäneiden tai väärän summan maksaneiden kanssa)

Tiedottaja / Sosiaalisen median tiedottaja
- sosiaalisessa mediassa tiedottaminen (sis. erityisesti Facebook, foorumi, internet-sivut, mutta mielenkiinnon mukaan myös Twitter, Instagram yms.)
- tiedotusvastaavan sähköpostin tarkkaileminen ja asioiden hoitaminen tai eteenpäin delegoiminen
- tilanteen mukaan muut tiedottamistehtävät

Miitivastaava[t]
- viime vuosina tapahtumavastaavia ollut 2 kpl, joten hommia voi jakaa
- miittipaikkojen varaaminen ajoissa, ja esim. avaimen/avainkoodin hakemisen TAI hakemisesta huolehtimisen
- yleisen sujuvuuden, järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen (alkuinfo, ensiapupakkauksen huolehtiminen paikalle ja sen pitäminen ajan tasalla, alaikäisten lupalaput, seuran turvallisuussuunnitelman päivittäminen). Seura maksaa ensiapukoulutuksen (EA1), jos sinulla ei vielä sitä ole.
- uusien miittipaikkojen kartoittamisen seuralaisten ehdotusten perusteella tai omien intressien mukaan
- Tapahtumavastaava on usein myös roudari (seuran keittiötavarat, laudeliinat, mahdollisesti myyntitavarat) joskus seremoniamestari (isompien miittin ohjelmien tiedustelu ja aikataulutus), joskus suurtalouskokki (jos osallistuu the Miitin keittiöhommiin).

Paino- ja postitusvastaava
- jäsenpostin (esim. Hobittilan Sanomat) postittaminen
- jäsenpostin tulostaminen / painattaminen.

Smialvastaava
- ei välttämättä hallitustehtävä, koska osuu eri aikavälille kuin hallituksen toimikausi. Valitaan joko hallituksen järjestäytymiskokouksessa tai jossakin muussa hallituksen kokouksessa.
- järjestää smialkilpailun eli päivittää haluamansa kaltaiset säännöt foorumille, pisteyttää smialien toiminnastaan foorumille antamat raportit säännöllisesti, päivittää pistetilannetta, sekä vastaa kysymyksiin aiheesta
-kausi kalenterivuosi (1.1.-31.12.), kun muu hallitus vaihtuu jo syyskuun alussa

Myyntitavaravastaava
-vastaa Seuran myyntitavaroista
-säilyttää, inventoi ja kuljettaa myyntitavaroita sekä toimittaa niitä tarvittaessa postin välityksellä ostajille
-vastaa uusien myyntitavaroiden hankkimisesta hallituksen näin päättäessä

Tapahtumavastaava
-vastaa muista tapahtumista kuin miiteistä, jotka järjestää miittivastaava
-yhteyshenkilö Seuran ulkopuolisten tahojen järjestämiin tapahtumiin tms.

Tarvikevastaavaa
-vastaa Seuran omaisuudesta kuten miittitavaroista (ei välttämättä säilytä itse kaikkia) ja kuljettaa niitä miitteihin

Turvallisuusvastaava
-vastaa turvallisuussuunnitelman ajantasaisuudesta

Hallitus kokoontuu pääsääntöisesti irkissä (##valkoinenneuvosto) ja miiteissä. Kokoontumisia on noin kerran kuukaudessa, mutta niiden järjestämisestä keskustellaan uuden hallituksen kanssa. On toki suotavaa osallistua mahdollisimman usein, mutta sen takia ei kannata jättää tulematta hallitukseen, ettei ehdi aina kokouksiin.
 
Last edited:

Olórin

Kontulainen
Suomen Tolkien-seura
Hallitus valitaan vaalikokouksessa, johon ei toki ole pakko osallistua. Mikäli et itse pääse paikalle, ilmoita halustasi osallistua hallitukseen minulle joko yksityisviestillä tai sähköpostille (puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi). Voit myös halutessasi perustella kokoukselle, miksi sinut pitäisi valita. Kokouksessa Seuralle valitaan erikseen ensin puheenjohtaja ja sitten hallituksen jäsenet. Kokouksen jälkeen hallitus järjestäytyy ja jakaa vastuualueet keskenään. Etukäteen ei siis välttämättä tarvitse tietää, minkä tehtävän haluaa. Tehtäviä jaettaessa toki pyritään kullekin antamaan mieluinen homma.
 

Heathertoes

Eläköitynyt hallituslainen
Kyllä mä uskon, että osaat hyödyllisiä asioita moniakin! Ei me hallituksessa kuitenkaan taikasormuksia taota tai muuta sellaista vaativaa :) Tosin varmasti otettais joku osaava haltiaseppokin hallitukseen mielellään :D
 

Ilma

Kontulainen
Vastuuhenkilö
Suomen Tolkien-seura
Mä voisin olla kiinnostunut tiedottajan tehtävistä, etenkin sosiaalisesta mediasta. Seuraan muutenkin siellä Tolkien-aiheita aktiivisesti. Harkitsen päiväreissua paikan päälle lauantaina, mutta en ole vielä saanut järjestymään. Laitan kiinnostuksesta vielä erikseen viestiä. :)
 
Ylös