Kontu Se on hyvä paikka elää ja olla!

Kutsu vaalikokoukseen la 4.8.2018

Keskustelu huoneessa 'Tiedotteet', aloittanut Heathertoes, 30.05.2018.

  1. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Tervetuloa Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n vaalikokoukseen lauantaina 4.8.2018 kello 14.00 Keravanjärven leirikeskukseen (Keravanjärvenranta 205, 04530 Mäntsälä), jossa samaan aikaan pidetään nelipäiväinen The Miitti. Kokouksessa valitaan seuralle uusi hallitus sekä hyväksytään tulevan kauden toimintapaperit. Pelkkään kokoukseen osallistuminen ei edellytä The Miittiin ilmoittautumista. Mikäli haluaisit osallistua kokoukseen etänä, ota yhteyttä tapahtumavastaaviin (tapahtumavastaava@suomentolkienseura.fi). Katso myös esityslista alta!

    Mitä Repunpään ruokakomeron tulisi sisältää? Miten Yksinäisen vuoren aarre jaetaan reilusti? Onko paras työkalusi taistelukirveen sijaan puheenjohtajan nuija? Tule seuran hallitukseen päättämään asioista! Ilmoita mielenkiinnostasi pyrkiä hallitukseen joko paikan päällä vaalikokouksessa tai etukäteen puheenjohtajalle sähköpostitse (puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi)! Viestissä kannattaa kertoa ainakin nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja vaikkapa lyhyt kuvaus itsestäsi, ja miksi haluaisit hallitukseen. Hallitukseen voi pyrkiä vaikka ei olisi kokouksessa paikalla. Alaikäisyyskään ei ole este, mutta yhdistyslain mukaan hallituksen jäsenen tulee olla 15 vuotta ja puheenjohtajan 18 vuotta. Jos haluaa vain tutustua järjestötoimintaan, tarjolla on myös varajäsenen pestejä, jolloin on helppo seurata hallituksen toimintaa ja halutessaan toki tehdä pieniä tai isojakin käytännön asioita.

    [EDIT: Hallitus kokoustaa noin kerran kuukaudessa: kokouksia on pidetty pääsääntöisesti kuukauden ensimmäisenä maanantaina klo 19 irc-kanavalla ##valkoinenneuvosto, sekä livenä seuran miiteissä.]

    Katso lisää infoa hallitustehtävistä Vihreän Lohikäärmeen viimevuotisesta keskustelusta!

    Esityslista (vaalikokous la 4.8.2018)
    1. Kokouksen avaus
    2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
    3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
    4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
    5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle jäsenkaudelle 01.09.2018–31.08.2019
    6. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, päätetään hallituksen jäsenten määrästä ja valitaan hallituksen jäsenet kaudelle 01.09.2018–31.08.2019
    7. Päätetään toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien määrästä ja valitaan toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat kaudelle 01.09.2018–31.08.2019
    8. Kokouksen päätös
     
    Last edited: 24.07.2018
    Isilmírë ja Jaamar tykkäävät tästä.
  2. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Crosspostaus Sinä hallitustoimintaan kesällä 2017? (tai 2018) -ketjusta, joka kannattaa myös lukea:

     
  3. Iivari

    Iivari Kontulainen

    Tervehdys! Saattaisin olla kiinnostunut hallitustyöskentelystä. Facebookissa sain tietää, että kokoukset ovat pääsääntöisesti irkissä. Millanen yhdistyksen vuosikalenteri on, onko isompien miittien lisäksi muuta pääasiallista tapahtumatoimintaa, ja millaisia vuosittaisia byrokraattisia toimintoja yhdistyksellä on, haetaanko esimerkiksi avustuksia säännöllisesti tms.

    Ja tosiaan asun tätä nykyä Utsjoella, eli kaipaisin rehellisiä mielipiteitä, onko järkevää hallitustua lähtökohtaisesti etänä?
     
    Jaamar, Olórin, Lehtokuusama ja 2 muuta tykkäävät tästä.
  4. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Jeps, hyvä huomio! Mainitaanpa siis täälläkin, että hallitus kokoustaa noin kerran kuukaudessa: kokouksia on pidetty pääsääntöisesti kuukauden ensimmäisenä maanantaina klo 19 irc-kanavalla ##valkoinenneuvosto, sekä livenä seuran miiteissä. Lisäsin tämän myös aloitusviestiin sekä hallitustoimintatopikin ekaan viestiin :)

    Aika hyvää osviittaa toiminnasta saa katsomalla viime kauden toimintakertomuksen tai 2 viimeisen vuoden esityslistat (toki pöytäkirjatkin, mutta niitten katsomiseen menee vähän enemmän aikaa :D ). Viikonloppumiittejä on viime vuosina ollut neljä - parina aiempana vuonna viisi - eikä muita isompia tapahtumia valitettavasti ole ollut, edit: en nyt laske WorldConia... Pienemmistä tapahtumista on tarvinnut hoitaa lähinnä tiedotus (esim. Suomenlinna-piknik, Tolkien Reading Day) ja pääsylippujen varaus, ilmoittautumisten otto jne (Fauni-musikaali, TSH-näytelmä, seuran delegaatio Forodrimin juhlissa Ruotsissa viime vuonna jne) sekä muita yksittäisempiä järkkäyshommia (piknik-eväiden hakeminen kaupasta). Coneissa pidettävät järjestöpöydät tietenkin työllistävät eri tavalla, jos niitä taas ensi vuonna otetaan. Kaikenlaista pientä tai isompaakin tapahtumaa toki aina tulee, jos halutaan ottaa tilaisuuksista kiinni (ensi vuonna erit. Finncon mielestäni supertärkeä), minkä takia toivonkin vahvasti miittivastaavista erillistä tapahtumavastaavaa, jonka tehtävänä olisi hoitaa/delegoida näitä.

    Byrokratia on normaalien toimintapapereiden lisäksi melko vähäistä: avustuksia ei ole haettu (ainakaan N vuoteen), joten lähinnä pitää hoitaa nimenkirjoittajat PRH:lle, tilinkäyttöoikeudelliset pankille ja huolehtia, että nettisivujen kaikki maksut yms. on hoidossa (tästä vikasta tulee muistutuspostia hämmentävän usein). Nettisivuilla oleva hallituksen vuosikalenteri on vanhentunut (siksi en linkkaa siihen), ja oon tehnyt siitä kaksi tuoreempaa versiota, mutta ne ei ole tällä hetkellä julkisesti saatavilla. Voin kyllä lähettää sulle, jos haluut!

    Mun osalta ainakin ihan valtaosa hommasta on tietokoneella. Jos ei pääse miitteihin tai muihin IRL-juttuihin, niin se on tottakai kurjaa itselle, muttei mitenkään estä hallitushommia. Jos tietokone ja internet toimii, niin avot! (mullahan ei toimi välttämättä kumpikaan xD )

    Tämä nyt tälleen lyhyesti [sic ;) ], todennäköisesti unohdin jotain merkittävää :D Ja kiitos kiinnostuksesta, laitamme haltiakorvan taakse! :)
     
    Iivari tykkää tästä.
  5. Iivari

    Iivari Kontulainen

    Oletan, että jos haluan ensi kaudelle hallitukseen, tulee minun olla ensi kaudella myös yhdistyksen jäsen, mutta ei välttämättä ennen sitä? Eli toisin sanoen minut voitaneen valita hallitukseen vaikka en ole vielä yhdistyksen jäsen, jos sitoudun liittymään jäseneksi 1.9. alkaen?

    Onko jonkinlaista arvausta siitä, millainen osa vanhasta hallituksesta on halukas jatkamaan? Valtaosa, jotkut, ei kukaan?
     
  6. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Juu, seuran jäsen pitää olla! Onneksi vaikeampi kysymys (pitääkö olla jäsen jo vaalikokouksen aikaan vai vasta 1.9. alkaen) ei muodostune ongelmaksi, sillä käytäntönä on ollut, että The Miittiä varten voi liittyä jäseneksi (miitin hinta kun jäsenille alhaisempi) ja saada loppukauden ja koko alkavan kauden jäsenyyden yhden vuoden maksulla. Joten liittyä voit jo nyt! :D

    Valtaosaa hallituslaisista jatkaminen hallituksessa kiinnostaa, mutta tilaa kyllä on sekä vanhoille että uusille! Esim. tänä vuonna hallitus oli pienempi kuin edellisenä.
     
  7. Iivari

    Iivari Kontulainen

    No niin, onpas käytännöllistä ^^

    Pitänee siis alkuun postittaa täytetty jäsenlomake.

    Vielä yksi kysymys: kun en ole tulossa vaalikokoukseen paikan päälle, siltä varalta etteivät kaikki näin vanhaa tapausta ennalta tiedä, olisiko minun mahdollista toimittaa esittely itsestäni johonkin jotta se olisi vaalikokouksessa luettavissa?
     
  8. Jaamar

    Jaamar Hyykäärme Vastuuhenkilö Kummi

    Uudella hallituksella on myös järjestäytymiskokous vaalikokouksen jälkeen, ja sitä varten varmaan kannattaa miettiä vähän mitä olisi kaikista halukkain tekemään. Tai jos saa järkättyä nettiyhteyden kokoukseen niin aina parempi. Vai?
     
  9. Iivari

    Iivari Kontulainen

    Ajattelin nimenomaan sitäkin tuon esittelyn yhteydessä. Ja etäyhteys on minun puolestani varmasti mahdollinen jos se vain kokouksesta käsin onnistuu.
     
  10. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Esittelytekstistä: Kyllä vain, minulle mielellään sellainen! Maininta siitä on hautautunut tuonne varsinaiseen hallitukseentulemiskeskusteluun. Vastaisuudessa ehkä kannattaa yhdistää nämä topikit - tai sitten yrittää tunkea näihin vähemmän infoa kuin minä :D
    (ai niin, toki myös: "Ilmoita mielenkiinnostasi pyrkiä hallitukseen joko paikan päällä vaalikokouksessa tai etukäteen puheenjohtajalle sähköpostitse (puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi)! Viestissä kannattaa kertoa ainakin nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja vaikkapa lyhyt kuvaus itsestäsi, ja miksi haluaisit hallitukseen.")

    Ja helpompaa toki mulle, jos kertoo suoraan, mitkä hommat kiinnostaa, niin mun ei tarvi erikseen kysellä :D ^Tuosta lainatusta aloitusviestistä sekä kakkosviestistä on hallituspesteistä tietoa tarkemmin.

    Etäyhteydestä ylempänä:
    Tai kokeillaanpa suoraan tägäämällä tapahtumavastaavat: @Olórin, @Incánus
     
  11. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Tässäpä vielä luonnos toimintasuunnitelmaksi, hyväksytään huomenna vaalikokouksessa todennäköisesti pienin muutoksin. Hallitus omassa kokouksessaan ennen vaalikokousta hyväksynee tuonne tekstin sekaan laittamani korjaukset/lisäykset.
    ____
    LUONNOS: ei vielä hyväksytty
    Suomen Tolkien-seura Kontu ry
    Toimintasuunnitelma kaudelle 1.9.2018 – 31.8.2019


    Tiedotus ja yhteistyö

    Hobittilan Sanomat: Julkaistaan kolme-neljä Hobittilan Sanomat -tiedotuslehteä.

    Smial-kilpailu: Toimintavuoden aikana on käynnissä kaksi seuran smialeille tarkoitettua Smial-kilpailua, eli kalenterivuosien 2018 ja 2019 kilpailut, jotka järjestää kullekin kalenterivuodelle valittu smial-vastaava. Palkinnot jaetaan vuosijuhlassa tammikuussa 2019 ja 2020.

    Muut Tolkien-järjestöt: Harkitaan mahdollisuutta pitää yhteyttä erityisesti edellisten vuosien aikana tutuiksi tulleisiin ulkomaisiin Tolkien-järjestöihin esimerkiksi lähettämällä heille julkaisuja tai joulukortteja.

    Arkisto: Jatketaan arkiston kokoamista, ylläpitämistä ja käytettävyyden parantamista. Selvitetään seuran vanhojen materiaalien sijaintia ja mahdollisuutta saada säilytettäväksi arkistoon.

    Kuvastaja-palkinto: Jaetaan tarvittaessa vuoden 2017 parhaalle suomalaiselle fantasiakirjalle Kuvastaja-palkinto. Esikarsinnan ja valintatyön toteuttaa Kuvastaja-raati. Palkinto jaetaan Helsingin-kirjamessuilla lokakuussa 2018.

    Yhteistyökokous: Osallistutaan fantasia- ja scifi-järjestöjen yhteistyökokoukseen Tampereella 9.3.2019.

    Tolkien Reading Day: Vietetään Tolkien Reading Dayta 25.3.2019 ainakin kirjaistoille suunnatulla mainostuksella.
    [korjausehdotus: kirjaistoille" --> "kirjastoille"]

    Kersti Juvan 70-vuotisjuhla: Onnitellaan ansioitunutta suomalaista Tolkien-kääntäjää ja seuran kunniajäsentä Kersti Juvaa syntymäpäivän johdosta 17.9.2018.

    Tolkien-elokuva: Seurataan Dome Karukosken Tolkien-elokuvan julkaisuaikataulua, tiedotetaan siitä ja harkitaan yhteistyötä esimerkiksi kaupallisten toimijoiden kanssa.

    Tapahtumat:

    Tapahtumia, erityisesti miittejä, aikataulutettaessa tarkistetaan con-tapahtumakalenteri ja mahdollisuuksien mukaan vältetään päällekkäisyydet jäsenistöä kiinnostavien tapahtumien kanssa.

    https://confluence.tracon.fi/display/CONCON/Tapahtumakalenteri

    Miitit: Järjestetään neljä tai viisi miittiä, joista yksi on nelipäiväinen The Miitti kesällä 2019. Toimintavuoden ensimmäinen miitti on Syysmiitti, joka pidetään Mallinkaisten leirikeskuksessa Janakkalassa pe 26.10. – su 28.10.2018.

    Kuukausitapaamiset: Smial Brandagamba järjestää seuran kuukausitapaamisia joka kuukauden viimeisenä sunnuntaina Helsingissä.

    Vuosijuhla: Seuran 27. vuosijuhlaa vietetään lähellä varsinaista päivää eli tammikuun kolmatta, kuten lauantaina 6.1.2018. Juhla voi olla esimerkiksi juhlaillallinen joko mahdollisesti järjestettävässä vuosijuhlamiitissä tai muilla tavoin.

    Suomenlinna-piknik: Järjestetään piknik-muotoinen kesätapaaminen Suomenlinnassa yhdessä muiden fantasia- ja scifi-järjestöjen kanssa kesällä 2018.

    Conit: Osallistutaan resurssien salliessa coneihin, esimerkiksi Traconiin ja Finnconiin.
    [lisäysehdotus kohdan loppuun: "Finnconissa Jyväskylässä pe 5.7. - su 7.7.2019 on kunniavieraana Kersti Juva, ja yhtenä teemana on Tolkien. Harkitaan yhteistyötä Finnconin kanssa asiassa."]

    Tolkien Societyn Tolkien 2019 -tapahtuma Birminghamissa: Mainostetaan Tolkien Societyn elokuussa 2019 Birminghamissa järjestämää viisipäiväistä tapahtumaa suomalaisille tolkienisteille ja keskustellaan tarpeen vaatiessa seuran edustamisesta paikan päällä.

    Myyntitavarat

    Seuran myyntitavaroita myydään miiteissä, coneissa ja muissa tapahtumissa. Tilauksia on mahdollista tehdä myös postitse. Vuoden 2019 keväällä keskustellaan seuraavan hupparitilauksen tarpeesta ja toteutuksesta. Kesällä 2017 hankittu iZettle-maksulaite mahdollistaa maksukorttimyynnin.

    Myyntitavaratilanne ennen kesän 2018 The Miittiä: kangaskasseja 10, haalarimerkkejä 43, T-paitoja 14, badgeja n. 500, värityskirjoja reilu 60.

    [lisäysehdotus johonkin kohtaan toimintasuunnitelmaa: maininta keväällä/kesällä 2018 aloitetun jäsenrekisteriselosteen kirjoittamisen jatkamisesta]
     

Jaa somessa