Kontu Se on hyvä paikka elää ja olla!

Sinä hallitustoimintaan kesällä 2017?

Keskustelu huoneessa 'Tiedotteet', aloittanut Heathertoes, 30.06.2017.

  1. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Tule hallitukseen! (tämä on se Hobittilan Sanomissa 1/2017 luvattu keskustelu :D Teaser-versio, joka täydentyy viikonlopun aikana, terv. nimim. sanoin, että keskustelu tulee kesäkuun aikana, joten…)

    Seuralle valitaan uusi hallitus The Miitin aikana vaalikokouksessa kahden viikon päästä la 15.7. (ks. tarkemmin täältä). Kokouksessa ei tarvitse olla paikalla hallitukseen hakeakseen, mutta erityisesti tällöin kannattaa lukea alla oleva ja kertoa kiinnostuksestaan joko täällä tai puheenjohtajalle puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi tai foorumilla yksityisviesti minulle eli käyttäjälle Heathertoes. Hallituksen jäsenen tulee olla 15 vuotta ja puheenjohtajan 18 vuotta. Jos haluaa vain tutustua järjestötoimintaan, tarjolla on myös varajäsenen pestejä, jolloin on helppo seurata hallituksen toimintaa ja halutessaan toki tehdä pieniä tai isojakin käytännön asioita. Hallituslaiselta toivotaan kohtalaista aktiivisuutta eli kykyä vastata sähköposteihin, irc-kokouksiin osallistuminen ja niissä kommentoiminen, ja useimmiten miiteissä oleviin kokouksiin osallistuminen.

    Hallituksen käsittelemiin asioihin voit tutustua esimerkiksi silmäilemällä tämänhetkisen hallituksen pöytäkirjoja (tai nopeammin tutustumalla esityslistoihin ;) ) Tämänhetkisen hallituksen kokoonpanon löydät täältä. Hallitukseen kuuluu sääntöjen mukaan puheenjohtaja (1 kpl) + hallituksen varsinaiset jäsenet (4-10 kpl) sekä varajäsenet (2 kpl).

    Minkälaisia tehtäviä hallituksessa on? Aloitetaan tässä viestissä kaikilta järjestöiltä vaadittavista perustitteleistä, jatketaan myöhemmin muihin (yhtä tärkeisiin) tehtäviin.

    Puheenjohtaja
    - kokousten kokoon kutsuminen ja puheenjohtaminen
    - esityslistan kasaaminen, asioiden valmistelu (ja ihmisten muistuttaminen valmistelemaan omia asioitaan)
    - delegoiminen, nakittaminen
    - hallituksen sisäinen tiedottaminen
    - toiminnan ja hallinnon suunnittelu, yleinen lankojen käsissä pitäminen (ja niiden etsiminen)
    - yhteydenottoihin vastaaminen ja niiden delegoiminen eteenpäin tarvittaessa

    Varapuheenjohtaja
    - puheenjohtajan työpari sekä varahenkilö, esim. jos puheenjohtaja ei pääse kokoukseen, niin varapuheenjohtaja johtaa kokousta
    - iso vapaus ottaa sellaisia nakkeja kuin haluaa, joko koko vuodeksi tai yksittäisiä juttuja lyhytaikaisemmin. Hyvä olla aktiivinen, vaikka ei olisikaan mitään tiettyä vastuuhommaa

    Sihteeri
    - kokouksissa hereillä oleminen ja kuunteleminen, ettei mitään oleellista jää huomaamatta. Irkkikokouksista jää toki loki talteen, sitä voi käyttää kivasti myöhemmin apuna pöytäkirjaa tehdessä.
    - kokouspöytäkirjojen kirjoittaminen ja lähettäminen hallitukselle tarkasteltavaksi / kommentoitavaksi. Ajallisesti se ei ole mitenkään erityisen raskas homma, jos on ollut kokouksessa hereillä.
    - mahdollisten korjausten jälkeen pöytäkirjat tulee laittaa myös seuran nettisivuille.
    - jos pöytäkirjasta tarvitaan allekirjoitettu versio, niin allekirjoitusten hankkiminen / hankkimisen delegointi, mahdollisesti postittaminen allekirjoittajalle ja takaisin.

    Rahastonhoitaja (ollut kätevyyden vuoksi sama henkilö kuin jäsensihteeri)
    - kirjanpidon pitäminen
    - tulo- ja menoarvion laatiminen
    - tilinpäätöksen laatiminen
    - vanhojen tilinpäätösten ja kirjanpitomateriaalien säilyttäminen
    EDIT: Lisäyksenä relevantit tehtävät jäsensihteerin pestin yhteydessä / yhteistyössä jäsensihteerin kanssa
    - jäsenmaksutietojen tarkistaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - miittimaksujen tarkistaminen (Onko maksaja seuran jäsen? Onko maksettu oikea summa? Sosiaaliset toimenpiteet maksamatta jättäneiden tai väärän summan maksaneiden kanssa)
     
    Last edited: 02.07.2017
    Jaamar ja Círdan tykkäävät tästä.
  2. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Jäsensihteeri (usein ollut sama henkilö kuin EDIT: rahastonhoitaja :D )
    - jäsenhakemusten vastaanottaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - jäsenten yhteystietomuutosilmoitusten vastaanottaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - jäsenten osoitetietojen / sähköpostiosoitteiden kopioiminen jäsenrekisteristä postitusvastaavalle muutaman kerran vuodessa
    - jäsenyyttä miettivien henkilöiden sähköposteihin vastaaminen (noin kaksi kertaa vuodessa)
    + Rahastonhoitajan pestin yhteydessä / yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa
    - jäsenmaksutietojen tarkistaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - miittimaksujen tarkistaminen (Onko maksaja seuran jäsen? Onko maksettu oikea summa? Sosiaaliset toimenpiteet maksamatta jättäneiden tai väärän summan maksaneiden kanssa)

    Tiedottaja / Sosiaalisen median tiedottaja
    - sosiaalisessa mediassa tiedottaminen (sis. erityisesti Facebook, foorumi, internet-sivut, mutta mielenkiinnon mukaan myös Twitter, Instagram yms.)
    - tiedotusvastaavan sähköpostin tarkkaileminen ja asioiden hoitaminen tai eteenpäin delegoiminen
    - tilanteen mukaan muut tiedottamistehtävät

    Tapahtumavastaava[t] (tai ”tapahtuma- ja turvallisuusvastaava[t]”)
    - viime vuosina tapahtumavastaavia ollut 2 kpl, joten hommia voi jakaa
    - miittipaikkojen varaaminen ajoissa, ja esim. avaimen/avainkoodin hakemisen TAI hakemisesta huolehtimisen
    - yleisen sujuvuuden, järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen (alkuinfo, ensiapupakkauksen huolehtiminen paikalle ja sen pitäminen ajan tasalla, alaikäisten lupalaput, seuran turvallisuussuunnitelman päivittäminen). Seura maksaa ensiapukoulutuksen (EA1), jos sinulla ei vielä sitä ole.
    - uusien miittipaikkojen kartoittamisen seuralaisten ehdotusten perusteella tai omien intressien mukaan
    - Tapahtumavastaava on usein myös roudari (seuran keittiötavarat, laudeliinat, mahdollisesti myyntitavarat) joskus seremoniamestari (isompien miittin ohjelmien tiedustelu ja aikataulutus), joskus suurtalouskokki (jos osallistuu the Miitin keittiöhommiin).

    Paino- ja postitusvastaava
    - jäsenpostin (esim. Hobittilan Sanomat) postittaminen
    - jäsenpostin tulostaminen / painattaminen.

    Smialvastaava kalenterivuodelle 2018
    - ei välttämättä hallitustehtävä, koska osuu eri aikavälille kuin hallituksen toimikausi. Valitaan joka tapauksessa järjestäytymiskokouksessa
    - järjestää smialkilpailun eli päivittää haluamansa kaltaiset säännöt foorumille, pisteyttää smialien toiminnastaan foorumille antamat raportit säännöllisesti, päivittää pistetilannetta, sekä vastaa kysymyksiin aiheesta

    LISÄKSI: Hallituksessa voi olla myös Jäsenenä / Varajäsenenä ilman tiettyä tehtävää. Hallitus päättää työnjaostaan järjestäytymiskokouksessa vaalikokouksen jälkeen (ja/tai mahdollisesti täydentää myöhemmin). Muitakin nimikkeitä kuin yllämainittuja voi tarpeen mukaan olla joko omana tittelinään tai jonkin muun yhteydessä, esim. nämä:
    - Myyntitavaravastaava
    - Tarvikevastaava
    - Tapahtumavastaavan (käytännössä nyt vastaa miiteistä, ei muista tapahtumista) eriyttäminen toisaalta miittivastaavaksi ja toisaalta muista tapahtumista vastaavaksi tapahtumavastaavaksi
    - Varahenkilö tai apulainen johonkin hallituspestiin, esim. varatapahtumavastaava
     
    Last edited: 02.07.2017
    douv tykkää tästä.
  3. Dracaena

    Dracaena Raseena

    Ovatko Jäsensihteeri ja jäsensihteeri eri pestejä? :p
     
    Heathertoes ja Jaamar tykkäävät tästä.
  4. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Ehkä se on semmoinen Saruman of Many Colours -tilanne :D :D
    (ps. hyvä, että joku lukee ajatuksella! Sauron tykkää! *peukku*)
     
    Jaamar tykkää tästä.
  5. Samooja

    Samooja Kontulainen

    Miten kävi vaalikokouksessa? Saitteko riveihin uutta verta vai jatkavatko vanhat naamat edelleen? :)
     
  6. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    ^ Kas, en nähnyt tätä, kun eilen postasin! Vanhat jatkaa, tarkka kokoonpano löytyy vaalikokous-topikista sekä seuran nettisivujen etusivulta tiedotteena, myöhemmin parista muustakin paikasta (sori, en pysty kännyllä linkkaamaan).
     

Jaa somessa