Kontu Se on hyvä paikka elää ja olla!

Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen pöytäkirjat

Keskustelu huoneessa 'Tiedotteet', aloittanut Luuttuaja, 26.02.2007.

  1. Luuttuaja

    Luuttuaja Kontulainen

    HUOM! Kaikki pöytäkirjat on nyt siirretty yhdistyksen omille sivuille! Tähän topikkiin EI enää tule uusia pöytäkirjoja.

    -----------------------

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n perustamiskokous 19.12.2006

    Paikka: Helsinki, Petter Wetterin Tie 4A, kerhohuone
    Aika: 19.12.2006 klo 12.00

    Kokouksessa olivat läsnä Telimektar, Luuttuaja, CAPS, Samooja, Rohanin ratsastaja, Gandalf_WannaBe, Papa Legba, Lehtokuusama, Nerwen, Miccoh, Sillanrakentaja, Incánus, Hathaldir, Haltiamieli, Nova ja Dúnadan.

    1. Kokouksen avaaminen
    Kokous avattiin klo 12.38.

    2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla oli kokouksen alkaessa 15 henkeä.

    3. Kokouksen järjestäytyminen

    3.1 Kokouksen puheenjohtajan valinta
    Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin ilman vastaehdokkaita Incánus.

    3.2 Kokouksen sihteerin valinta
    Kokouksen sihteeriksi valittiin ilman vastaehdokkaita Luuttuaja.

    3.3 Kokouksen pöytäkirjantarkastajien/ääntenlaskijoiden valinta
    Kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin ilman vastaehdokkaita Hathaldir ja Haltiamieli.

    4. Yhdistyksen säännöistä päättäminen
    Esityslista hyväksyttiin muutoksin: CAPSin esityksestä yhdistyksen säännöistä päättäminen siirrettiin kohdasta 6 kohtaan 4. Samaten liittymis- ja jäsenmaksun määrittäminen sekä kannattajajäsenen maksun suuruus siirrettiin kohdasta 7 kohtaan 5.

    Papa Legba saapui kokoukseen klo 12.58.

    5. Yhdistyksen säännöistä päättäminen

    5.1 Pykälät 1-4
    Pykälät 1-4 hyväksyttiin muutamin pienin muutoksin.

    Telimektar poistui kokouksesta klo 13.47.

    5.2 Pykälät 5-8
    Pykälät 5-8 hyväksyttiin muutoksin. Hathaldir ehdotti suljettua lippuäänestystä siitä, pitäisikö hallituksen kokouksissa (vaaleja lukuun ottamatta) äänimäärän mennessä tasan antaa puheenjohtajan äänen ratkaista, vai pitäisikö tulos arpoa. Lippuäänestys suoritettiin, ja kokous keskeytettiin ääntenlaskennan ajaksi klo 14.25–14.35. Äänestyksessä päädyttiin (äänin 9-5, 1 hylätty ääni) siihen, että puheenjohtajan ääni ratkaisee tasatilanteessa.

    Papa Legba poistui kokouksesta klo 14.43.

    5.3 Pykälät 9-12
    Pykälät 9-12 hyväksyttiin muutoksin.
    Päätettiin, että mikäli yksi neljäsosa yhdistyksen jäsenistöstä vaatii yhdistyksen ylimääräistä kokousta, yhdistyksen hallituksen tulee sellainen järjestää 30 vuorokauden kuluessa. Päätettiin myös, että yhdistyksen sääntöjen muuttamiseen tarvitaan yhdistyksen kokouksessa vähintään kahden kolmasosan enemmistö. Yhdistyksen purkamiseksi taas tarvitaan kolmen neljäsosan enemmistö kahdessa peräkkäisessä, eri paikkakunnilla pidettävässä kokouksessa.

    6. Liittymis- ja jäsenmaksun määrittäminen, kannattajajäsenen maksun suuruus
    Päätettiin, että yhdistys ei ota käyttöön liittymismaksua, vaan vain vuosittaisen jäsenmaksun.
    Merriltä kysyttiin puhelimitse, kuinka suuret Konnun domain-kulut ovat tällä hetkellä. Merri kertoi kulujen olevan yhteensä 30 euron suuruiset.
    Jäsenmaksun suuruudeksi ehdotettiin viittä, kymmentä tai kahdeksaa ja puolta euroa yhdeltä vuodelta sekä kymmentä euroa puoleltatoista vuodelta (jälkimmäinen siinä tapauksessa, että ensimmäisen hallituksen toimikaudeksi määrättäisiin puolitoista vuotta). Lopulta ehdotettiin myös seitsemää euroa vuodelta, ja päätettiin pitää avoin äänestys siitä, olisiko jäsenmaksu seitsemän vai kahdeksan euron suuruinen. Äänin 6-4 päädyttiin kahdeksan euron jäsenmaksuun.
    Kannatusjäsenmaksuksi ehdotettiin 30 euroa, mutta lopulta päätettiin, että kannatusjäsenmaksu on viisinkertainen normaaliin jäsenmaksuun nähden. Päätettiin, että kannatusjäsenet ovat täysivaltaisia yhdistyksen jäseniä, ja heillä on samat oikeudet kuin muillakin jäsenillä.


    7. Hallitusten jäsenten ja varajäsenten valinta
    Tässä vaiheessa Hathaldir valittiin kokouksen tekniseksi puheenjohtajaksi. Dúnadania ehdotettiin yhdistyksen puheenjohtajaksi, mutta hän kieltäytyi. Incánusta ehdotettiin puheenjohtajaksi, ja hän suostui. Vastaehdokkaita ei enää ilmaantunut, ja Incánus valittiin yhdistyksen puheenjohtajaksi. Samalla hänelle siirrettiin takaisin myös kokouksen puheenjohtajuus.
    Seuraavaksi pohdittiin, pitäisikö yhdistyksen hallituksessa olla puheenjohtajan lisäksi viisi vai kuusi jäsentä. Avoimessa äänestyksessä päätettiin äänin 8-4, että hallituksessa tulee olemaan puheenjohtajan lisäksi 5 jäsentä.
    Tässä vaiheessa kokouksen osanottajilta kyseltiin halukkuudesta hallitusvastuuseen. Hallituspaikasta kiinnostuneet henkilöt esittelivät lyhyesti itsensä. Hallituksen varsinaisiksi jäseniksi pyrkivät Nerwen, Samooja, Haltiamieli ja Luuttuaja. Lisäksi kirjallisesti kiinnostuksensa olivat ilmaisseet Merri ja Vehka, jotka eivät päässeet kokoukseen.
    Hallitus valittiin suljetulla lippuäänestyksellä. Valituksi hallituksen varsinaisiksi jäseniksi tulivat Nerwen, Samooja, Haltiamieli, Luuttuaja ja Merri.
    Hallituksen varajäseniksi olivat ehdolla Dúnadan, Hathaldir, CAPS ja Lehtokuusama. Kiinnostuksensa olivat ilmaisseet kirjallisesti etukäteen myös Vehka ja Juspe, jotka eivät päässeet kokoukseen. Hallituksen varajäseniksi valittiin suljetulla lippuäänestyksellä Dúnadan, Hathaldir ja CAPS.

    8. Tilintarkastaja(ie)n ja varatilintarkastaja(ie)n valinta
    Esiin nousi eduskunnassa tekeillä oleva lakiesitys, jonka mukaan pienet yhdistykset vapautettaisiin tulevaisuudessa kokonaan tilintarkastusvelvollisuudestaan. Isompien yhdistysten sitä vastoin ei enää olisi luvallista tarkastuttaa tiliään omilla jäsenillään tai muilla maallikoilla, vaan tilintarkastuksen hoitaisi joko yhdistys tai kaupallinen yritys. Todettiin, että vaikka lakiesitys menisi vielä tällä vaalikaudella läpi, tulee sen toimeenpanossa olemaan todennäköisesti usean vuoden siirtymäaika, joten nyt yhdistyksillä käytössä oleva tilintarkastustapa voi jatkua joka tapauksessa toistaiseksi.
    Yhdistys päätti valita yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan. Valituksi tilintarkastajaksi tuli ilman vastaehdokkaita ehdotettu Kheron ja varatilintarkastajaksi niin ikään ilman vastaehdokkaita Telccu.

    9. Yhdistyksen pankkitilistä päättäminen
    Yhdistyksen puheenjohtaja valtuutettiin etsimään edullisin vaihtoehto yhdistyksen pankkitiliksi kotimaisessa omistuksessa olevien pankkien joukosta. Vaihtoehtoina mainittiin Säästöpankki, OKO, Tapiola ja Koivunlehti.

    10. Perustamiskirjan allekirjoittaminen
    Kokouksen osanottajat kävivät yksi kerrallaan allekirjoittamassa yhdistyksen perustamiskirjan.

    11. Kokouksen päättäminen
    Todettiin, että kaikki käsiteltäväksi aiotut asiat oli käyty läpi, ja kokouksen puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.00.


    //Nerwende päivitti linkin pois wikistä
     
  2. Luuttuaja

    Luuttuaja Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous
    Aika: Lauantai 10.2.2007 klo 13:00
    Paikka: Vesilahden Lammasniemessä

    Paikalla olivat Luuttuaja, Incánus, Nerwen, Haltiamieli, Merri, Dúnadan, Vanamo, CAPS, Samooja, Nova, Lehtokuusama, Vehka ja Sami.

    § 1: Kokouksen avaaminen
    Puheenjohtaja Incánus avasi kokouksen klo 13.03.

    § 2: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kaikki hallituksen jäsenet olivat paikalla, ja kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

    § 3: Pöytäkirjantarkastajien valinta
    Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Haltiamieli ja CAPS.

    § 4: Työjärjestyksen hyväksyminen
    Työjärjestys hyväksyttiin muutoksin. Kohdaksi viisi lisättiin Hallituksen järjestäytymiskokouksen pöytäkirjan vahvistaminen. Kohdan 12 momentiksi 3 lisättiin kohta Yhdistyksen kotisivut ja kohdaksi 13.6 Rahastonhoitajan toimenkuva. Kohdaksi 16 lisättiin Seuraavan kokouksen ajankohdasta päättäminen ja Jäsenhakemusten käsittely siirrettiin viimeiseksi kohdaksi ennen kokouksen päättämistä.

    § 5: Hallituksen järjestäytymiskokouksen pöytäkirjan vahvistaminen
    Järjestäytymiskokouksen pöytäkirja hyväksyttiin ja sen allekirjoittivat Dúnadan, Haltiamieli, Samooja ja Incánus.

    § 6: Tilinkäyttöoikeuden myöntäminen rahastonhoitaja Merrille
    Incánuksen ehdotuksesta hallitus päätti yksimielisesti antaa tilinkäyttöoikeuden Merrille.

    § 7: Logokilpailun palkinto
    Verkkoyhteisö Kontu ry:n logokilpailu päättyy helmikuun lopussa. Tämän jälkeen suoritetaan yleisöäänestys voittajasta. Hallitus valitsee äänestyksen jälkeen lopullisen voittajan. Hallitus voi halutessaan muokata voittanutta ehdotusta kysyttyään ensin tähän luvan tekijältä.

    Palkinnoksi päätettiin myöntää yhden vuoden ilmainen jäsenyys yhdistyksessä sekä ensimmäisistä myyntiin tulevista tavaroista esimerkiksi paita.

    § 8: Jäsenedut
    Pidempiä allekirjoituksia tai erilaisia avatar-kehyksiä jäsenille ei kannatettu, sillä Käärmeessä lähetetyissä viesteissä näkyviä jäsenyyden tunnuksia ei pidetty suotavana, ja lisäksi esimerkiksi kaikilla ei ole avatar-kuvaa. Alennettuja miittimaksuja jäsenille pidettiin myös huonona ajatuksena ainakin yhdistyksen nykyisessä rahatilanteessa, ja ajatus tästä hylättiin ainakin kuluvan vuoden ajaksi. Parempana pidettiin esimerkiksi ruoan ja muiden tarvikkeiden hankkimista miitteihin. Vanamo mainitsi, että ruokatarjoilutkin miitissä ovat osittain ongelmallisia, koska eri ihmisillä on erilaisia ruokavalioita ja esimerkiksi allergioita. Miittien kannalta pidettiin etuna sitä, että yhdistys voi maksaa miiteistä koituvat yllättävät lisäkulut, joiden takia on aiemmin pitänyt kerätä kolehtia miittiläisiltä.
    Yhdistyksen tämänhetkistä rahatilannetta pidettiin hyvänä.
    Samooja esitti, että tänä vuonna keskitytään jäsenetuihin, jotka eivät maksa yhdistykselle. Tämä sai kannatusta. Mainittiin mahdollisten Kontu-tuotteiden myyminen jäsenille alennettuun hintaan. Nerwen piti tätä ongelmallisena, sillä ensin tarvitaan rahaa tuotteiden teettämiseen. Haltiamieli lupasi selvittää tuotteiden myymiseen liittyvän lainsäädännön.
    Yhteistyötä erilaisten liikeyritysten, kuten kirjakauppojen kanssa, pidettiin periaatteessa hyvänä, mutta arveltiin, että yhdistyksellä täytyy olla vähän historiaa ennen kauppa-alennusten myöntämistä.
    Kun yhdistys saa itselleen logon, suunniteltiin teettää paitoja ja rintanappeja.
    Vihreän Lohikäärmeen kustomointia jäsenille pidettiin hyvänä ideana. Kannatettiin sivujen piilottamisen, suosikkilistauksen ja kaverilistauksen mahdollistamista jäsenille. Niin ikään kannatettiin profiilin kuvan mahdollistamista, profiilin muuta kustomointia ja profiilitekstin pidentämistä jäsenille. Myös jopa kolmen eri tittelin ehdottamista toiselle käyttäjälle pidettiin sopivana jäsenetuna. Merri lupasi tittelin poistomahdollisuuden kaikille käyttäjille, riippumatta siitä, onko jäsen vai ei. Hyvänä jäsenetuna pidettiin myös aikarajan poistamista lähetettyjen viestien välillä.
    Vehka otti esille mahdollisen tarpeen jäsenten omalle huoneelle Käärmeeseen. Hän ehdotti myös yksityisviestilaatikoiden suurentamista jäsenille. Nerwen esitti yksityisviestien ensimmäisen rivin näkymistä jo ennen viestin avaamista. Tämä ominaisuus ei olisi kuitenkaan jäsenetu, vaan tulisi voimaan kaikille käyttäjille.
    Ensimmäisille Käärmeen jäseneduille asetettiin aikarajaksi 1.3.
    Vehka mainitsi mahdollisuuden saada kenties alennusta Fantasiapeleistä. Tähän tarvittaisiin luonnollisesti yhdistyksen jäsenkorttia. Nerwen mainitsi myös Suomalaisen Kirjakaupan potentiaalisena yhteistyökumppanina, asiaa kysytään Suomalaisesta Hurinin lapset -kirjan jonotuksen jälkeen.
    Dúnadan esitti korotettua miittimaksua ei-jäsenille, ja esitystä kannatettiin.
    Vehka otti puheeksi mahdollisen miitin kerran vuodesta ainoastaan jäsenille, ja tätä mietitään tulevaisuudessa.
    Ilmaisia ruokatarjoiluja miiteissä mietittiin. Päätettiin, että yhdistyksen vuosikokouksessa pyritään jo tänä vuonna saamaan jäsenille ilmaiset kakkukahvit, mikäli rahatilanne sallii.
    Ohjelmanumeroiden tukemista miiteissä pohditaan myöhemmin.


    § 9: Jäsenkortti
    Haltiamieli esitti joka vuosi kilpailua jäsenkortin ulkoasusta. Dúnadan mainitsi mahdollisen tarpeen Konnun leimalle jäsenkortissa. Nerwen esitti, että sama kortti olisi käytössä monta vuotta. Vehkan mielestä itse tulostettava kortti laskisi kustannuksia. Luuttuaja mainitsi, että jäsenkortit eivät välttämättä aina ole muovitettuja eivätkä leimattuja.
    Nerwen esitti muovitettua pahvikorttia jäsenkortiksi, tätä kannatettiin sen edullisuuden vuoksi. Kortti päätettiin hankkia, Nerwen selvittää kortin materiaalin vaikutusta yritysten alennuksiin. Ennen jäsenkortin tekemistä tavitaan kuitenkin yhdistyksen logo.

    § 10: Yhdistyksen nimikäännökset
    Luuttuaja lupasi hoitaa Verkkoyhteisö Kontu ry:n nimen ruotsinnoksen. Myös saksankielistä nimeä pidettiin mahdollisena. Englanninkielistä nimeä selvittää Dúnadan. Nimikäännökset selvitetään, ja valmiit nimikäännösehdotukset käsitellään ensi kokouksessa,

    § 11: The Miitin siirtäminen Novan nimistä yhdistyksen nimiin
    Hallitus päätti siirtää The Miitin 2007 yhdistyksen nimiin. Uusi hakemus lähetetään yhdistyksen nimissä saatekirjeineen Petäjäveden leirikeskukseen.

    § 12: Yhdistys suhteessa Kontuun ja Käärmeeseen

    § 12.1: Vihreän Lohikäärmeen miittialueet
    Käärmeen Myytit-osio muutetaan Yhdistyksen tapahtumahuoneeksi, ja The Miitin viestiketjut yhdistetään myös siihen. Tähän huoneeseen kootaan tulevaisuudessa kaikki yhdistyksen järjestämät tapahtumat.

    § 12.2: Työryhmän perustaminen Konnun ja Käärmeen kehittämiseksi
    Yhdistys maksaa domainmaksut ja vastaa muun muassa sivuston tekijänoikeuskysymyksistä. Perustettava työryhmä rajaa keskenään tehtävät. Pyritään myös siihen, että toimivia asioita ei muuteta.
    Työryhmään päätettiin valita Dúnadan, Merri, Nerwen ja Sillanrakentaja.
    Yhdistyksen kotisivut tehdään Konnun beta-version alle. Betasta pyritään saamaan mahdollisimman pian varsinainen Konnun sivusto, ja sinne sijoitetaan muun muassa jäsenrekisteri. Konnun betaversiossa sisäänkirjautuminen koskee koko Kontua, ei vain Käärmettä, ja siinä on ero nykyiseen systeemiin. Jäsenrekisteri päätettiin saada verkkoon toukokuun loppuun mennessä.

    § 13: Hallitusroolien toimenkuvat ja valtuudet

    § 13.1: Verkkovastaavan toimenkuva
    Verkkovastaava toimii linkkinä hallituksen ja konnavahtien välillä ja pitää myös yhteyttä muihin nettisivustoihin. TORN haluaisi pitää Merrin yhteyshenkilönään, mutta yhdistyksen tulee selittää TORNille, että Nerwen on nyt nimetty tehtävään.
    Verkkovastaava toimii myös esim. KontuWikin vastuuhenkilönä.
    Risingshadow -sivuston kanssa tehtäneen yhteistyötä jonotuksessa.

    § 13.2: Tapahtumavastaavan toimenkuva
    Tapahtumavastaavalla on päävastuu yhdistyksen tapahtumista. Tapahtumavastaava osallistuu omalta osaltaan vuosikertomuksen ja toimintasuunnitelman kirjoittamiseen. Miittimaksut maksetaan toistaiseksi tapahtumavastaavan henkilökohtaiselle pankkitilille. Tapahtumavastaava myös vetää The Miitin järjestäjäporukkaa. Mikäli tapahtumavastaava tai kukaan muu hallituksen jäsen ei ole yhdistyksen tapahtumassa paikalla, hallitus valtuuttaa jonkun muun yhdistyksen jäsenen vastuuhenkilöksi.

    § 13.3 Sihteerin toimenkuva
    Sihteeri kirjoittaa pöytäkirjat kokouksista ja tarkistuttaa ne. Hän myös vie pöytäkirjan nettiversiot verkkoon.
    CAPS kysyi, tarvitaanko Konnussa erillistä tiedottajaa. Päätettiin, ettei tarvita, vaan jokainen hallituksen jäsen tiedottaa omasta vastuualueestaan, ja muusta tiedottamisesta vastaa puheenjohtaja. Päätettiin, että sama henkilö toimii niin yhdistyksen kuin sen hallituksenkin sihteerinä aina silloin, kun hän on paikalla.

    § 13.4 Varapuheenjohtajan toimenkuva
    Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajan sijaisena silloin kun tämä on estynyt. Hän pysyy myös hyvin perillä yhdistyksen yleisistä asioista.

    § 13.5 Puheenjohtajan toimenkuva
    Puheenjohtaja laatii kokousten esityslistat, kutsuu kokoukset koolle, johtaa puhetta kokouksissa ja hoitaa tai delegoi tiedotuksen ja muut yhdistyksen asiat silloin, kun niitä ei ole määrätty kenellekään muulle. Puheenjohtaja myös edustaa yhdistystä ulospäin.

    § 13.6 Rahastonhoitajan toimenkuva
    Rahastonhoitaja seuraa yhdistyksen tilitapahtumia ja valvoo sitä, että rahat käytetään oikeaan tarkoitukseen. Hän tekee myös tilinpäätöksen ja hoitaa budjetin hallinnan.

    § 14: Uuden vastuualueen perustaminen: Tarvikevastaava
    Tarvikevastaava on vastuussa yhdistyksen tuotemyynnistä ja miittitarvikkeiden hoidosta, lainaamisesta ja palautuksista. Tarvikevastaavaksi valittiin Nova, ja hallituksessa tarvikevastaavan suuntaan toimii yhteyshenkilönä varapuheenjohtaja.

    § 15: Yhteisöjäsenien huomioiminen
    Yhteisöjäsenten huomioimista päätettiin käsitellä seuraavassa kokouksessa.

    § 16: Seuraavan kokouksen ajankohdasta päättäminen
    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallitus kokoontuu internetissä 10.3 myöhemmin ilmoitettavana ajankohtana. Hallituksen jäsenet lähettävät omat tekstinsä toimintasuunnitelmaa varten 28.2. mennessä sihteerille, joka muotoilee toimintasuunnitelmaluonnoksen ja lähettää sen puheenjohtajalle viikon kuluessa.

    § 17: Muut esille tulevat asiat/ Ilmoitusasiat
    Scifi- ja fantasiaseurojen yhteistyöelin Spektre järjestää Tampereella 3.3. kokouksen, jossa Kontua edustavat Incánus ja Nerwen.
    Samooja mainitsi tuet, joita Verkkoyhteisö Kontu voi viimeistään ensi vuonna hakea. Tällaisia tukia ovat muun muassa Vesilahden kunnan tuki ja opetusministeriön tuki. Suomalaisilta europarlamentaarikoilta voi kysyä erilaisista EU:n myöntämistä tuista. Mitä aktiivisemmin Kontu järjestää erilaisia tapahtumia ja muuta toimintaa, sitä todennäköisempiä ovat mahdollisuudet tukien saamiseksi.
    Dúnadan mainitsi uutisoidun ennakkopäätöksen, jonka mukaan voittoa tuottamattoman rekistöröidyn yhdistyksen internetsivuilla voi näkyä tilinumero, johon sivuston lukija voi halutessaan lahjoittaa rahaa. Tätä ei siis pidetä varainkeruuna.
    Dúnadan mainitsi myös Googlen kätevän tekstinkäsittelypalvelun, jota halutessaan voitaisiin hyödyntää myös hallituksen tarpeisiin.

    § 18: Jäsenhakemusten käsittely (suljetuin ovin)
    Yhdistyksen uusiksi jäseniksi hyväksyttiin 11 hakijaa, ja yhtäkään hakemusta ei hylätty.

    § 19: Kokouksen päättäminen
    Kokous päätettiin klo 17.25.
     
  3. Luuttuaja

    Luuttuaja Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous lauantaina 10.3. klo 20.00

    irc.freenode.net #kontuyhdistys

    Paikalla olivat Haltiamieli, Samooja, Miccoh, Luuttuaja, Nova, Hathaldir, Merri, Nerwen (viimeinen kohta) ja Fica.

    § 20 Kokouksen avaaminen
    Kokous avattiin klo 20.03. Kokouksen puheenjohtajana toimi yhdistyksen varapuheenjohtaja Haltiamieli.

    § 21 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

    § 22 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    Hathaldir ja Samooja valittiin pöytäkirjantarkastajiksi.

    § 23 Työjärjestyksen hyväksyminen
    Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan. Haltiamieli lupasi esittää hallitukselle Nerwenin ja Dúnadanin esitykset.

    § 24 Tilinkäyttöoikeuden myöntäminen puheenjohtajalle
    Tilinkäyttöoikeuksien antaminen Incánukselle hyväksyttiin.

    § 25 Toimintasuunnitelman käsittely
    Samooja esitteli oman osuutensa toimintasuunnitelmasta. Nerwenin osuuden esitteli Haltiamieli. Nerwenin luonnosta päätettiin muuttaa siten, että ensin mainittiin Konnun verkkosivuston ulkoasun ja rakenteen muokkaaminen ja vasta tämän jälkeen mainittiin verkkosivustolle suunnitteilla olevat jäsenedut.

    § 26 Taloussuunnitelman käsittely
    Merrin luonnostelema taloussuunnitelma ei vielä ollut valmiina, joten Merri konsultoi myöhemmin asianosaisia taloussuunnitelman suhteen haluamallaan tavalla, ja hänen suunnitelmansa esitellään hallituksen seuraavassa kokouksessa.

    § 27 Yhdistyksen nimikäännös
    Hallitus päätti, että yhdistyksen englanninkielinen nimikäännös on Kontu Internet Community. Ruotsinkieliseksi käännökseksi taas päätettiin Nätgemenskap Kontu.

    § 28 Yhdistyksen miittien säännöt ja maksujärjestelyt
    Samooja esitteli luonnoksensa säännöiksi ja maksujärjestelyiksi, jotka hyväksyttiin, mutta tapahtumien sääntöjä muutettiin muotoon ”Jos kärsit allergiasta tai sairaudesta, joka tulisi ottaa omasi tai yleisen turvallisuuden kannalta huomioon, tulee siitä ilmoittaa järjestävälle taholle.”

    Päätettiin, että korotettua miittimaksua ei-jäsenille ei oteta toistaiseksi käyttöön, mutta päätettiin, että The Miitissä kokeillaan ns. lettumaksua. Tämä maksu voidaan veloittaa ei-jäseniltä, jos he haluavat esimerkiksi syödä yhdistyksen tarjoamia lettuja, jotka ovat yhdistyksen jäsenille maksuttomia. Mikäli tämä järjestely ei syystä tai toisesta toimi, palataan alkuperäiseen ehdotukseen ei-jäsenten miittimaksun korottamisesta

    § 29 Lahjoituksen hyväksyminen
    Hallitus otti vastaan Merrin lahjoituksen, 60 euroa, ja kiitti Merriä kyseisestä rahalahjoituksesta.

    § 30 Logoehdotukset sekä äänestyksen aikataulu
    Hallitus kävi läpi saapuneet logoehdotukset ja päätti, että yhdistyksen logo valitaan hallituksen seuraavassa kokouksessa neuvoa antavan äänestyksen pohjalta.

    § 31 Yhteisöjäsen asian käsittely
    Asian käsittely päätettiin siirtää vuosikokoukseen. Hallitus valmistelee asian siihen mennessä.

    § 32 Ilmoitusasiat/muut esille tulevat asiat
    Puheenjohtaja päättää seuraavan kokouksen ajankohdan logokilpailun jälkeen. Ensi kokoukseen otetaan käsittelyyn myös hallituksen jäsenten tarkennetut työkuvat ja valtuudet.

    § 33 Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    Tässä vaiheessa Nerwen tuli kokoukseen mukaan, ja samalla Irc-kanavalle jäivät vain hallituksen edustajat. Kolme jäsenhakemusta hyväksyttiin, ja yhtäkään ei hylätty.

    § 34 Kokouksen päättäminen
    Kokous päätettiin klo 22.03.
     
  4. Luuttuaja

    Luuttuaja Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous torstaina 3.5. klo 21.00

    irc.freenode.net #kontuyhdistys

    Paikalla olivat Luuttuaja, Nerwen, Haltiamieli, Dúnadan, CAPS, Samooja, Miccoh, Juspe, tombanius ja Incánus (§ 42–45).

    §35 Kokouksen avaaminen
    §36 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    §37 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    §38 Työjärjestyksen hyväksyminen
    §39 Logon valitseminen yhdistykselle
    §40 Toimenkuvien tarkennus
    §41 Children of Húrin -tapahtuma Tampereella
    §42 Taloussuunnitelma
    §43 Ilmoitusasiat/muut esille tulevat asiat
    §44 Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    §45 Kokouksen päättäminen

    § 35 Kokouksen avaaminen
    Kokous avattiin klo 21.08. Kokouksen puheenjohtajana toimi yhdistyksen varapuheenjohtaja Haltiamieli.

    § 36 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

    § 37 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    Dúnadan ja CAPS valittiin pöytäkirjantarkastajiksi.

    § 38 Työjärjestyksen hyväksyminen
    Työjärjestys hyväksyttiin sillä muutoksella, että kohta ”Taloussuunnitelma” päätettiin käsitellä vasta kohdan ” Children of Húrin -tapahtuma Tampereella” jälkeen.

    § 39 Logon valitseminen yhdistykselle
    Hallitus päätti, että logokilpailun voittaja on nimimerkki Jaamarin ehdotus, joka myös voitti Vihreässä Lohikäärmeessä pidetyn äänestyksen logoehdotuksista. Hallitus valtuuttaa Sillanrakentajan tekemään pieniä muokkauksia logoon, mikäli logon tekijä tähän suostuu. Sillanrakentaja esittelee hallitukselle muokkaamansa versiot, joiden pohjalta hallitus valitsee lopullisen yhdistyksen logon. Logon tekijälle annetaan aiemman päätöksen mukaisesti palkinnoksi vuoden ilmainen jäsenyys yhdistyksessä sekä Kontu-aiheisista tuotteista esimerkiksi paita.

    § 40 Toimenkuvien tarkennus
    Hallitus päätti, että halllituksen edellisessä pöytäkirjassa mainittuja toimenkuvia tarkennetaan siten, että niitä muokataan yhtenäisemmäksi kokonaisuudeksi. Kuvauksiin tulee lisäksi lisätä hallituksen ulkopuolisten tarvikevastaavan ja jäsensihteerin kuvaukset. Hallitus sopi, että muokkaukset kuvauksiin tehdään kuluvan illan aikana Wikiin, jonka jälkeen sivu voidaan suojata uusilta muokkauksilta.

    § 41 Children of Húrin -tapahtuma Tampereella
    Nerwen kertoi, että vieläkään ei ollut täyttä varmuutta suomenkielisen Hurinin lasten tarina – kirjan julkaisuun liittyvän tapahtuman täsmällisestä kellonajasta. Tapahtuma järjestetään Tampereen Keskustorin läheisyydessä olevassa Suomalaisessa kirjakaupassa. Todennäköisesti päätapahtumat ovat noin klo 17 aikoihin. Ohjelmasta vastannevat Incánus, Haltiamieli ja Suomen Tolkien-seuran Smial Morelin laulajat. Ei ole vielä tiedossa, onko kirja tulossa myyntiin heti aamulla vai vasta päivällä, joten mahdolliset aamupäivän tapahtumat ovat vielä auki. Samooja esitti pyynnön, että mikäli hän ei pääse paikalle, Nerwen raportoisi hänelle tapahtumien kulusta vuosikertomusta varten. Miccoh esitti ehdotuksen kahvin tarjoamisesta tapahtumassa kirjakaupan asiakkaille.

    § 42 Taloussuunnitelma
    Rahastonhoitaja ei ollut vieläkään saanut taloussuunnitelmaluonnostaan valmiiksi, joten Samooja esitti, että rahastonhoitajan tehtävät siirretään väliaikaisesti puheenjohtajalle. Puheenjohtaja oli jo alustavasti tähän suostunut, ja hän saisi rahastonhoitajan tehtäviin tarvittaessa apua myös muilta hallituksen jäseniltä. Nykyinen rahastonhoitaja Merri säilyisi edelleen kuitenkin hallituksen jäsenenä.

    Incánus liittyi kokoukseen tässä vaiheessa ja otti samalla kokouksen puheenjohtajuuden. Hän suostui ottamaan rahastonhoitajan tehtävät vastaan, ja hallitus hyväksyi tehtävien siirron. Merri jatkaa hallituksessa ja verkkosivuston kehittämistyöryhmässä edelleen. Incánus saa muilta hallituslaisilta tarvittaessa apua rahastonhoitajan tehtävissä.

    § 43 Ilmoitusasiat/muut esille tulevat asiat
    Samooja kertoi, että Nerwenin tekemään The Miitin vastuuvapautuslappuun tulisi lisätä vielä maininta, että lapun voi postittaa taikka tuoda mukanaan miittiin.

    Nerwen esitti idean Konnun sormuksesta, johon teetettäisiin kaiverrus ja jota myytäisiin yhdistyksen jäsenille omakustannushintaan ja muille hieman kalliimmalla hinnalla. Sormukseen tulisi jonkinlainen yhdistyksen kaiverrus, jonka muodosta saisivat konnun verkkosivuston käyttäjät ilmaista mielipiteensä. Kontu-sormuksen tilaushalukkuus kartoitettaisiin ensin verkkosivuston käyttäjillä, jonka jälkeen sormuksia teetettäisiin tietty lukumäärä. Sormukset toimitettaisiin miiteissä tai postitse tarvikevastaavan kautta, jolloin tilaaja maksaa postikulut.

    Hallitus päätti antaa KontuWikin ylläpito-oikeudet verkkovastaava Nerwenille. Oikeudet antaa Haltiamieli heti kokouksen päätyttyä.

    § 44 Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    Hallitus hyväksyi yhden uuden jäsenen ja sen lisäksi yhden kannatusjäsenen. Molemmat olivat maksaneet jäsenmaksunsa. Yhtäkään jäsenhakemusta ei hylätty.

    § 45 Kokouksen päättäminen
    Hallitus päätti, että puheenjohtaja kutsuu hallituksen seuraavan kerran kokoukseen, kun katsoo sen tarpeelliseksi.

    Puheenjohtaja Incánus päätti kokouksen klo 22.54.
     
  5. Luuttuaja

    Luuttuaja Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous torstaina 28.6. klo 20.00

    irc.freenode.net #kontuyhdistys

    Paikalla olivat Haltiamieli, Nova, Hathaldir, Samooja, Luuttuaja, Nerwen, Incánus ja Miccoh (kohdasta 51 lähtien).

    §46 Kokouksen avaaminen
    §47 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    §48 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    §49 Esityslistan hyväksyminen
    §50 Palaute Húrin-tapahtumasta
    §51 Kontusormus (tilannetiedote)
    §52 Paitatilausselvitys
    §53 The Miitti
    §54 Vuosikokous
    §55 Jäsenkirje
    §56 Muita esille tulevia asioita
    §57 Uusien jäsenien hyväksyntä (suljetuin ovin)
    §58 Kokouksen päättäminen


    §46 Kokouksen avaaminen
    Puheenjohtaja Incánus avasi kokouksen klo 20.09

    §47 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

    §48 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Nerwen ja Haltiamieli

    §49 Esityslistan hyväksyminen
    Esityslistaan lisättiin kohdaksi 54 Vuosikokous.

    §50 Palaute Húrin-tapahtumasta
    Samooja kertoi, että Hurin-tapahtumasta on kirjoitettu artikkeli, joka on julkaistu Vihreässä Lohikäärmeessä sekä hieman muunneltuna Legolas-lehdessä. Puheenjohtaja kertoi, että Suomalainen kirjakauppa ilmaisi kiinnostuksensa yhteistyöhön myös jatkossa, esimerkiksi kanta-asiakasiltojen merkeissä. Tapahtuman todettiin sujuneen hyvin, joskin median vähäinen kiinnostus tapahtumaa kohtaan harmitti hieman.

    §51 Kontusormus (tilannetiedote)
    Nerwen kertoi lähettäneensä kahdelle kustomoituja sormuksia valmistavalle yritykselle tiedusteluja, ja toiselta oli toistaiseksi tullut vastaus. Vastauksen lähettänyt yritys kertoi, että sormuksia voidaan teettää vaikka vain yksi kappale, materiaali voi olla mikä vain, esimerkiksi kulta tai hopea. Hopeasormuksen hinnat alkavat 26 eurosta. Hallitus totesi, että toisenkin yrityksen tarjousta kannattaa vielä odotella, ja kannattaa katsella, josko muita sopivia alan yrittäjiä vielä löytyisi.

    §52 Paitatilausselvitys
    Tarvikevastaava Nova kertoi saaneensa alustavan tarjouksen kahdesta paitafirmasta. Halvin tarjous oli 4,60 euroa kappaleelta. Tämä olisi valkoinen Fruit of the Loom –t-paita, jossa logo silkkipainolla. Toimitusaika olisi noin viikko. Hinta oli 50 kappaleelle. Hallituslaiset olivat sitä mieltä, että paitojen väreiksi sopisivat paremmin musta ja tummanvihreä, joille sopisi valkoinen painatus. Paitoja haluttaisiin 25 mustaa ja 25 tummanvihreää.

    Toinen saatu paitatarjous oli 7 euroa kappaleelta. Hallitus piti tätä liian kalliina hintana. Nova lupasi kysellä tarjouksia vielä useammista yrityksistä. Yhdistyksen logoa ei vielä ollut saatu muokattua, sillä Sillanrakentajaan ei yrityksistä huolimatta ollut saatu yhteyttä. Mikäli Sillanrakentajaa ei saataisi kiinni, lupasi Nerwen hoitaa logon muokkauksen. Hallitus päätti pitää irc-kokouksen viikolla 28, kun logo on saatu valmiiksi. Tässä kokouksessa tehdään lopullinen päätös paita-asiasta.

    §53 The Miitti
    Samooja kertoi, että The Miitin järkkärikokous oli pidetty noin kuukausi sitten ircissä, ja kaiken pitäisi olla kunnossa. Ohjelmaa ja kyyditseviä autoja kaivattaisiin kuitenkin mieluusti lisää. Incánus kertoi, että The Miittiä varten yhdistys on budjetoinut 50 euroa tarvikkeisiin, materiaaleihin ja kokouskuluihin.

    §54 Vuosikokous
    Puheenjohtaja kehotti hallituksen jäseniä pohtimaan, onko yhdistyksen jäsenmaksu sopivan suuruinen, sillä jäsenmaksun suuruus päätetään joka tapauksessa vuosikokouksessa. Puheenjohtaja lupasi myös selvittää, riittääkö, että vuosikokouksesta julkaistaan tieto Konnun verkkosivuilla, vai tuleeko kokouksesta julkaista ilmoitus esimerkiksi jossakin paperilehdessä.

    §55 Jäsenkirje
    Puheenjohtaja kyseli hallituslaisilta, onko heillä mielessään mitään erityistä, mitä yhdistyksen jäsenkirjeen tulisi sisältää. Esiin tuli esimerkiksi menneiden tapahtumien kertaus ja yhdistyksen tulevaisuuden suunnitelmat, jotka voisi kirjeessä mainita. Kirjeen yhteydessä puheenjohtaja ajatteli lähettää samalla myös kutsun vuosikokoukseen. Puheenjohtaja laatii jäsenkirjeen, ja sen lähettämisestä huolehtii jäsensihteeri.

    §56 Muita esille tulevia asioita
    Muita esiintulevia asioita ei ilmennyt.

    §57 Uusien jäsenien hyväksyntä (suljetuin ovin)
    Hallitus päätti hyväksyä yhdistykseen kolme jäsenyyttä hakenutta ja jäsenmaksunsa maksanutta henkilöä. Yhtään jäsenhakemusta ei hylätty.

    Puheenjohtaja ilmoitti, että seuraava hallituksen kokous pidetään todennäköisesti joko 10.7. tai 11.7.

    §58 Kokouksen päättäminen
    Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 22.03
     
  6. Luuttuaja

    Luuttuaja Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous tiistaina 10.7. klo 20.00

    irc.freenode.net #kontuyhdistys

    Paikalla olivat Haltiamieli, Nova, Samooja, Luuttuaja, Nerwen, Incánus, Dúnadan (kohdasta 62 alkaen) ja CAPS.

    §58 Kokouksen avaaminen
    §59 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    §60 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    §61 Esityslistan hyväksyminen
    §62 Paitatilaukset
    §63 Yhteisöjäsenasia
    §64 Muita esille tulevia asioita
    §65 Mahdollisten uusien jäsenien hyväksyntä (suljetuin ovin)
    §66 Kokouksen päättäminen


    §58 Kokouksen avaaminen
    Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20.13.

    §59 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

    §60 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Nerwen ja Haltiamieli.

    §61 Esityslistan hyväksyminen
    Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

    §62 Paitatilaukset
    Nerwen kertoi, että logo lienee parissa päivässä valmis. Tämän jälkeen se voidaan lähettää Novalle, ja paitatilaus voidaan tehdä. Paitojen toimitusajaksi on lupailtu viikkoa, joten paidat ehtinevät myyntiin The Miittiin. Nova kertoi, että paidan hinta oli noussut 5,40 euroon. Eräs toinen liike tarjosi paitoja lähes 9 euron hintaan, ja tämä tarjous päätettiin hylätä heti. Nova oli kysynyt myös, paljonko maksaisi viisi kappaletta miittijärkkäreiden paitoja eri logolla, nämä olisivat maksaneet 11,50 euroa. Hallitus päätti, että erityisiä järkkäripaitoja ei tilata. Paitojen myyntihinnaksi hallitus päätti 6 euroa jäsenille ja muille 8 euroa. The Miitissä annetaan kuitenkin kaikille paidan ostajille 50 sentin alennus näistä hinnoista.

    §63 Yhteisöjäsenasia
    Hallitus päätti esitttää vuosikokoukseen, että yhteisöjäsenen jäsenmaksu olisi viisinkertainen henkilöjäsenen maksuun verrattuna. Yhteisöjäsen olisi yhdistyksen kokouksessa äänioikeutettu yhdellä äänellä, mutta yhteisöjäsenelle ei myönnettäisi jäsenetuja.

    §64 Muita esille tulevia asioita
    Nerwen kertoi hallitukselle toisesta sormustarjouksesta, jonka oli saanut. Vähimmäistilausmäärää (50 kpl) hallitus piti yhdistykselle kuitenkin aivan liian suurena, ja tarjous hylättiin. Sormusasiassa hallitus päätti odottaa vielä uusia tarjouksia.

    Hallitus päätti, että Nerwen näyttää lopullista yhdistyksen logoa vielä logon alkuperäiselle tekijälle sekä yhdistyksen hallitukselle jotta se saisi lopullisen hyväksynnän ennen kuin paitoja aletaan painattaa.

    Hallitus päätti puheenjohtajan esityksestä, että hallitus voi pitää The Miitissä vielä pikaisen kokouksen ennen vuosikokousta.
    .
    §65 Mahdollisten uusien jäsenien hyväksyntä (suljetuin ovin)
    Hallitus hyväksyi kaksi uutta yhdistyksen jäsenhakemusta, ja yhtään hakemusta ei hylätty.

    §66 Kokouksen päättäminen
    Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.40.
     
  7. Incánus

    Incánus VisaWelho Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous perjantaina 27.7. klo 21
    Petäjärannan leirikeskus, The Miitti

    Läsnä: Incánus, Nerwen, Samooja, Haltiamieli, Merri, Hathaldir, Nova, Lehtokuusama, CAPS ja Gandalf_WannaBe.

    §68 Kokouksen avaaminen
    Puheenjohtaja Incánus avasi kokouksen klo 21:02.

    §69 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

    §70 Pöytäkirjantarkastajien ja sihteerin valinta
    Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Nerwen ja Merri. Sihteeriksi valittiin Samooja.

    §71 Esityslistan hyväksyminen
    Esityslista hyväksyttiin muutoksin. Kaikkien pykälien numeroita siirrettiin yhdellä eteenpäin, jotta pöytäkirjat saadaan ajantasalle.

    §72 Tapahtumiin osallistujien vakuuttaminen
    Incánus toi esille, että yhdistyksen olisi mahdollista tarjota tapahtumiensa osallistujille vastuuvakuutus tapahtumien ajaksi. Hän on selvittänyt asiaa ja tähän mennessä paras tarjous on tullut vakuutusyhtiö Eurooppalaiselta. Vakuutus olisi tapahtumakohtainen ja maksaisi 50€/tapahtuma. Nerwen toi esille, että Vesilahden tapahtumissa osallistujia saattaa olla melko vähän. CAPS toi esille, että etenkin vanhemmilla osallistujilla saattaa olla omia vakuutuksia, jotka kattavat myös yhdistyksen tapahtumat. Ehdotusta siitä, että vakuutus olisi aluksi The Miitissä, jäsenetuna jäsenille, kannatettiin. Santeri Palin selvittää asiaa eteenpäin.

    §73 Irc-kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen
    Irc-kokousten pöytäkirjat hyväksyttiin.

    §74 Tilinkäyttöoikeuden myöntäminen Dúnadanille
    Hallitus päätti yksimielisesti antaa uudelle rahastonhoitaja Dúnadanille tilinkäyttöoikeuden.

    §75 Muut esille tulevat asiat
    Incánus toi esille, että Suomalaisen kirjakaupan kautta on hankittu käteiskortti, jolla saadaan liikkeestä alennusta -20% toimistotarvikkeista. Kortti on maksuton. Korttisopimus näytettiin hallitukselle.

    Incánus on myös selvittänyt Suomalaisen kirjakaupan kautta saatavia, mahdollisia jäsenetuja. Lähinnä kyseeseen tulisivat alennukset liikkeen tuotteista. Etuja varten tarvitaan jäsenkortti. Incánus selvittää alennusasiaa ja Nerwen selvittää hallituksen aikaisemmalla päätöksellä jäsenkorttiasiaa.

    Incánus kyseli verkossa toteutettavien jäsenetujen tilannetta. Tällä hetkellä toteutuneita jäsenetuja ovat jäsenyyden näkyminen profiilissa keskustelufoorumilla sekä viestien lähettämisen välillä olleen aikarajan poistaminen. Nerwen ehdotti seuraaviksi jäseneduiksi keskustelualueen jäsenien profiilin muokkausmahdollisuutta sekä ns. "kaverilistaa". Seuraavaksi jäseneduksi päätettiin toteuttaa kuvan lataaminen profiiliin.

    §76 Jäsenhakemusten käsittely
    Kuusi uutta jäsenhakemusta hyväksyttiin, yhtään ei hylätty.

    §77 Kokouksen päättäminen
    Kokous päätettiin klo 22:00.




    Pahoittelen pöytäkirjan myöhästymistä näinkin paljon.


    Incánus
     
  8. Luuttuaja

    Luuttuaja Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous 9.9. 2007

    irc.freenode.net #kontuyhdistys

    Paikalla olivat Merri, Dúnadan, Incánus, Haltiamieli, Nova, Luuttuaja, Vanamo, Miccoh ja Samooja (kohdasta §6 lähtien)

    §1 Kokouksen avaaminen
    §2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    §3 Kokouksen järjestäytyminen
    §3.1 Sihteerin valinta
    §3.2 Pöytäkirjantarkastajien valinta
    §4 Hallituksen järjestäytyminen
    §4.1 Valitaan hallituksen varapuheenjohtaja
    §4.2 Valitaan sihteeri
    §4.3 Valitaan tapahtumavastaava
    §4.4 Valitaan rahastonhoitaja
    §4.5 Valitaan verkkovastaava
    §4.6 Valitaan tarvikevastaava
    §5 Jäsenrekisteriin pääsyn myöntäminen rahastonhoitajalle
    §6 Jäsenyyskäytäntö
    §7 Seuraavan kokouksen ajankohta
    §8 Mahdollisten jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    §9 Kokouksen päättäminen

    §1 Kokouksen avaaminen
    Kokouksen avasi yhdistyksen puheenjohtaja Incánus klo 20.35.

    §2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

    §3 Kokouksen järjestäytyminen

    §3.1 Sihteerin valinta
    Kokouksen sihteeriksi valittiin Luuttuaja.

    §3.2 Pöytäkirjantarkastajien valinta
    Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Vanamo ja Nova.

    §4 Hallituksen järjestäytyminen

    §4.1 Valitaan hallituksen varapuheenjohtaja
    Hallituksen varapuheenjohtajaksi valittiin Haltiamieli.

    §4.2 Valitaan sihteeri
    Sihteeriksi valittiin Luuttuaja.

    §4.3 Valitaan tapahtumavastaava
    Tapahtumavastaavaksi valittiin Samooja.

    §4.4 Valitaan rahastonhoitaja
    Rahastonhoitajaksi valittiin Dúnadan.

    §4.5 Valitaan verkkovastaava
    Verkkovastaavaksi valittiin Nerwen.

    §4.6 Valitaan tarvikevastaava
    Tarvikevastaavaksi valittiin Nova.

    §5 Jäsenrekisteriin pääsyn myöntäminen rahastonhoitajalle
    Rahastonhoitajalle päätettiin myöntää pääsy yhdistyksen jäsenrekisteriin.

    §6 Jäsenyyskäytäntö
    Hallitus päätti, että uuden jäsenen liittyessä yhdistykseen ensimmäinen päivä lokakuuta (1.10) tai myöhemmin ko. kalenterivuonna, hänen ei tarvitse maksaa seuraavan vuoden jäsenmaksua, vaan liittymisen yhteydessä maksettu jäsenmaksu kattaa tällöin myös seuraavan vuoden.
    Hallitus päätti myös, että jäsenmaksun eräpäivä vuosittain on 31.1. Jäseniä muistutetaan maksun maksamisesta jäsenkirjeessä, joka lähetetään kaikille jäsenille ennen eräpäivää.

    §7 Seuraavan kokouksen ajankohta
    Seuraavan kokouksen ajankohdaksi päätettiin 6.10. klo 12. Kokous pidetään Vesilahti-miitin yhteydessä.

    §8 Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)

    Yhdistykselle oli saapunut yksi uusi jäsenhakemus, joka hyväksyttiin.

    §9 Kokouksen päättäminen
    Kokous päätettiin klo 21.22.
     
  9. Luuttuaja

    Luuttuaja Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous
    Aika: Lauantai 6.10.2007 klo 12:00
    Paikka: Vesilahden Lammasniemessä

    Paikalla olivat Luuttuaja, Incánus, Nerwen, Haltiamieli, Dúnadan, Sillanrakentaja, Samooja, Nova, Henane, Miccoh, Erestor ja Juspe.

    §10 Kokouksen avaaminen
    §11 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    §12 Pöytäkirjantarkastajien valinta
    §13 Esityslistan hyväksyminen
    §14 Turvallisuusvastaavan valitseminen
    §15 Tarvikelainausehdot
    §16 Budjetti
    §17 Miittiläisten vakuuttaminen
    §18 Käytäntö lupalaputtomien, alaikäisten miittiläisten kanssa
    §19 Kontu-sormus
    §20 Kultaisen Ahvenen tulevaisuus
    §21 Seuraavan kokouksen ajankohta
    §22 Muut esille tulevat asiat/ilmoitusasiat
    §23 Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    §24 Kokouksen päättäminen


    § 10: Kokouksen avaaminen
    Kokous avattiin klo 12.00.

    §11 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

    §12 Pöytäkirjantarkastajien valinta
    Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Nerwen ja Haltiamieli.

    §13 Esityslistan hyväksyminen
    Esityslista hyväksyttiin.

    §14 Turvallisuusvastaavan valitseminen
    Hallitus päätti, että hallituksen tapahtumavastaava toimii myös turvallisuusvastaavana.

    §15 Tarvikelainausehdot
    Nova esitteli luonnoksen yhdistyksen tarvikelainausehdoiksi. Hallitus päätti muokata luonnosta siten, että kohta 2. muutettiin alakohdaksi 1.2, kohta 3. alakohdaksi 2.1 ja kohta 4. alakohdaksi 2.2. Kohta 5 muuttui siten kohdaksi 3 ja kohta 6 kohdaksi 4. Kohtaa 3 muokattiin vielä muotoon "Hallitus voi kuitenkin päättää veloittaa tapahtuneesta vastuullista mikäli vahingon voidaan katsoa johtuneen vakavasta huolimattomuudesta tai tahallisuudesta."

    §16 Budjetti
    Dúnadan esitteli ehdotuksensa budjetiksi kaudelle 1.9.2007 - 31.8.2008. Hallitus hyväksyi sen pienin muutoksin.

    §17 Miittiläisten vakuuttaminen
    Dúnadan kertoi yhdistyksen saaneen kahdelta yhtiöltä tarjouksen vastuuvakuutukseksi yhdistyksen tapahtumiin. Hallitus päätti, että vakuutuksesta käydään vielä keskustelua Verkkoyhteisön sisällä. Dúnadan lupasi selvittää vakuutusasiaa vielä edelleen.

    §18 Käytäntö lupalaputtomien, alaikäisten miittiläisten kanssa
    Hallitus päätti, että mikäli yhdistyksen tapahtumiin saapuu alaikäisiä osanottajia ilman vaadittua lupalappua, pyritään ensimmäisenä saamaan yhteys ko. osanottajan huoltajaan. Mikäli huoltaja tällöin on suostuvainen jättämään lapsensa tapahtumaan, saa tämä yhdistyksenkin puolesta jäädä. Mikäli huoltaja ei kuitenkaan tähän suostu, sovitaan hänen kanssaan mahdollisuuksien mukaan, kuinka toimitaan. Osanottaja voidaan tämän jälkeen toimittaa esimerkiksi lähimmälle juna-asemalle tai muuhun vastaavaan paikkaan. Viimeisenä vaihtoehtona lupalaputon osanottaja voidaan pitää tapahtumassa siten, että häntä pidetään jatkuvan tarkkailun alla.

    §19 Kontu-sormus
    Nerwen ehdotti suunnittelukilpailua tulevan Kontu-sormuksen mallista. Hallitus päätti järjestää kaikille avoimen suunnittelukilpailun, josta tiedotetaan Konnun verkkosivuilla. Kilpailuun osallistuneiden teosten kesken pidetään Vihreässä Lohikäärmeessä neuvoa antava äänestys. Äänestyksen jälkeen hallitus julkistaa lopullisen suunnittelukilpailun voittajan. Deadlineksi suunnitteluehdotuksille asetettiin 10.11. Hallitus päättää lopullisen voittajan 24.11 pidettävässä kokouksessa. Mahdollisena voittajan palkintona mainittiin ilmainen Kontu-sormus tai vaihtoehtoisesti jokin muu yhdistyksen tarjoama hyödyke.

    §20 Kultaisen Ahvenen tulevaisuus
    Konnun IRC-kanava Kultainen Ahven sijaitsee TheOneRing.net -palvelimella. Palvelimella on kuitenkin viime aikoina ollut huomattavan paljon käyttökatkoksia, jotka ovat ärsyttäneet kontulaisia. Keskustelua on käyty siitä, tulisiko Ahvenen vaihtaa IRC-palvelintaan. Vaihtoehtoina uudeksi palvelimeksi on mainittu Tolkien Gateway, jonka kanssa Kontu tekee wiki-yhteistyötä, Freenode, jolla sijaitsee Konnun yhdistyksen IRC-kanava, sekä QuakeNet. Mainittiin, että epävakaus saattaisi olla ongelma myös Tolkien Gatewayllä. QuakeNetiä pidettiin vakaana, mutta toisaalta vähemmän yhteisöllisenä vaihtoehtona. Hallitus päätti pitää yhdistyksen IRC-kanavat toistaiseksi nykyisillä palvelimillaan. TheOneRing.netiin ollaan yhteydessä. Jotta Ahven jäisi TheOneRing.netiin, tulisi Konnun saada siellä lisää päätäntävaltaa. TORN:in tulisi myös antaa selkeä aikataulu teknisten ongelmiensa korjaamiseen. Konnun tulisi myös saada yksi valvottu IRC-kanava lisää TORN:iltä. Konnun tulee myös painottaa, että sen yhteyksiä TORN:iin hoitaa yhdistyksen hallitus, eikä enää Merri.

    §21 Seuraavan kokouksen ajankohta
    Seuraavan hallituksen kokouksen ajankohdaksi päätettiin 24.11 klo 13.00. Kokous pidetään Vesilahti-miitin yhteydessä.

    §22 Muut esille tulevat asiat/ilmoitusasiat
    Yhdistyksen IRC-kanavalla oppeina ovat toistaiseksi vanhan hallituksen jäsenet, ennen kuin opit saadaan vaihdettua uuden hallituksen mukaisiksi.

    Hathaldir hoitaa yhdistyksen jäsenrekisterin toimittamisen Konnun nettisivustolle.

    Yhdistys on ollut yhteydessä Patentti- ja rekisterihallitukseen yhdistyksen sääntömuutoksista. PRH saa käsiteltyä muutokset kenties joulukuussa.

    Nerwen mainitsi mahdollisuuden kirjoittaa jutun Amon Hen -lehteen. Juttu voitaisiin tehdä jo tämän vuoden puolella, ja kenties yhteistyössä Suomen Tolkien-seuran kanssa.

    Nova lupasi selvittää, voisiko Kontu-aiheisia jääkaappimagneetteja tehdä yhdistykselle. Hän selvittää myös yhdistyksen tuotteiden postittamista jäsenille.

    Suomen Tolkien-seuran ja Konnun yhteisiä miittejä on alustavasti suunniteltu Tampereelle ja Helsinkiin.

    §23 Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    Yhdistys oli saanut yhden uuden jäsenhakemuksen. Hakemus hyväksyttiin, ja liityttyään lokakuussa ko. jäsenen suorittama jäsenmaksu kattaa myös vuoden 2008.

    §24 Kokouksen päättäminen
    Kokous päätettiin klo 15.24.
     
  10. Nova

    Nova Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous
    Aika: Lauantaina 24.11.2007 klo 12:40
    Paikka: Vesilahden Lammasniemessä
    Läsnä: Incanus, Haltiamieli, Samooja, Nova, Hathaldir, Lehtokuusama, Miccoh, Jaamar, Henane

    § 24 Kokouksen avaaminen
    § 25 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    § 26 Sihteerin valinta
    § 27 Pöytäkirjantarkastajien valinta
    § 28 Esityslistan hyväksyminen
    § 29 Hallituksen sihteeripesti
    § 30 PRH:n sääntömuutoksen korjausehdotus
    § 31 Turvallisuussuunnitelman käsittely
    § 32 Kultainen Ahven
    § 33 Kontusormus päätös
    § 34 Muut esille tulevat asiat ja ilmoitusasiat. Seuraavan kokouksen ajankohta.
    § 35 Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    § 36 Kokouksen päättäminen


    § 24: Kokouksen avaaminen
    Puheenjohtaja Santeri Palin avasi kokouksen klo 12:40.

    § 25: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    4 hallituksen jäsentä ja yksi varajäsen olivat paikalla, ja kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

    § 26: Sihteerin valinta
    Puheenjohtaja ehdotti Novaa sihteeriksi ja ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

    § 27: Pöytäkirjantarkastajien valinta
    Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Samojaa ja Haltiamieli.

    § 28: Esityslistan hyväksyminen
    Esityslista hyväksyttiin ilman muutoksia.

    § 29: Hallituksen sihteeripesti
    Luuttuaja jätti eroanomuksen hallituksesta. Eroanomus hyväksyttiin yksimielisesti.
    Keskusteltiin uuden vakinaisen sihteerin tarpellisuudesta. Päätettiin valita vakinainen sihteeri. Samooja ehdotti uudeksi hallituksen sihteeriksi Novaa ja ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

    § 30: PRH:n sääntömuutoksen korjausehdotus
    PRH:lta on saatu sääntömuutoskehoitus. Kehoitus koski yhdistyksen säännöistä pykäliä 3, 5 ja 11. Muutoskehoitukset hyväksyttiin yksimielisesti.

    § 31: Turvallisuussuunnitelman käsittely
    Samooja esitteli yhdistyksen turvallisuussuunnitelman. Suunnitelma hyväksyttiin yksimielisesti.

    § 32: Kultainen Ahven
    Keskustelua yhdistyksen virallisen IRC kanavan tilanteesta. Puheenjohtaja ehdotti, että virallinen kanava säilytetään irc.theonering.net serverillä. Virallinen varakanava perustetaan TolkienGateway.net palveluun ja lisäksi yhdistyksen hallituksen kanava siirretään Freenodelta TolkienGatewaylle. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

    § 33: Kontusormus päätös
    Keskustelua kontusormuksen suunnitelman valinnasta. Puheenjohtaja esitteli myös Elanor sormuksen suunnittelijan deadlinen jälkeen annetun suunnitelman, joka yhdisti Tengwar-K ja Elanor-suunnitelmat. Muutettu suunnitelma hyväksyttiin yksimielisesti. Lisäksi päätettiin, että palkinto annetaan sekä Elanorin että Tengwar-K:n suunnittelijoille. Tengwar-K:n suunnittelija oli Nerwen ja Elanorin suunnittelija Isilmire.

    § 34: Muut esille tulevat asiat ja ilmoitusasiat. Seuraavan kokouksen ajankohta.
    - Puheenjohtaja on neuvotellut yhdistykselle oikeuden vuokrata Lammasniemen leirikeskus 3 x 2vrk vuodessa.

    - Vuoden 2008 ensimmäinen Vesilahti-miitti pidetään 22-24.2 Lammasniemen leirikeskuksessa.

    - Scene Gropin sivuja hakkeroitiin 20.11. Myös Verkkoyhteisö Kontu ry:n ylläpitämät verkkosivut joutuivat uhriksi tässä hyökkäyksessä. Päätettiin osallistua Scene Groupin nostamaan rikosilmoitukseen.

    - Verovirasto oli lähettänyt selvityspyynnön perustamisilmoituksesta. Puheenjohtaja lupasi hoitaa asian rahastonhoitajan kanssa.

    - Yhdistyksen turvallisuusvastaava ilmoitti, että turvallisuussuunnitelma on päivitettävä kerran vuodessa. Hyväksyntä päätettiin toteuttaa vuosittain kalenterivuoden viimeisen Vesilahtimiitin yhteydessä pidettävässä hallituksen kokouksessa.

    - Varapuheenjohtaja ilmoitti, että KontuWikin yleistiedot (tietosuojapolitiikka, tekijänoikeuspolitiikka etc..) ovat kirjoittamatta. Varapuheeenjohtaja kirjoittaa nämä Tikin luonnokset seuraavaan kokoukseen mennessä hallituksen hyväksyttäväksi.

    - Tapahtumavastaava ilmoitti, että seuraavassa hallituksen kokouksessa pitää aloittaa vuoden 2008 The Miitin järjestely.

    - Puheenjohtaja muistutti, että jääkaappimagneettien suunnittelu ja selvitystyö pitää aloittaa.

    - Puheenjohtaja ilmoitti, että Nerwen selvittää parhaillaan yhdistyksen logolla varustettujen kynien hankintaa. Asia tulee seuraavan hallituksen kokouksen esityslistalle.

    - Hathaldir kysyi, miksi VyK ei ole liittynyt Suomen Tolkienseuran yhteisöjäseneksi ja toisinpäin vastavuoroisesti. Puheenjohtaja ilmoitti, että asian tiimoilta on alustavasti keskusteltu yhdistysten hallitusten yhteiskokouksen järjestämistä.

    - Seuraavan kokouksen ajankohtaa ei vielä päätetty. Puheenjohtaja ilmoittaa kokouksen ajankohdan myöhemmin.

    § 35: Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)

    Yhdistys oli saanu 2 uutta jäsenhakemusta. Molemmat hakemukset hyväksyttiin yksimielisesti.

    § 36: Kokouksen päättäminen

    Puheenjohtajan päätti kokouksen kello 13:47.
     
  11. Nova

    Nova Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous
    Aika: Keskiviikkona 13.2.2008 klo 18:00
    Paikka: #kontuyhdistys, irc.freenode.net
    Läsnä: Haltiamieli, Dunadan, Samooja, Nova, Nerwen, Hathaldir, Vanamo

    § 37 Kokouksen avaus
    § 38 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    § 39 Sihteerin valinta
    § 40 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    § 41 Edellisen kokouksen laittomaksi julistaminen
    § 42 Sormusasia
    § 43 The Miitti 2008
    § 44 Muut esille tulevat asiat
    § 45 Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    § 46 Kokouksen päättäminen


    § 37: Kokouksen avaus
    Puheenjohtaja Haltiamieli avasi kokouksen klo 18:10

    § 38: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

    § 39: Sihteerin valinta
    Nova oli paikalla, joten hän toimi sihteerinä

    § 40: Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    Nerwen ja Samooja valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi

    § 41: Edellisen kokouksen laittomaksi julistaminen
    Koska edellisessä kokouksessa oli pöytäkirjan tarkastajiksi oli valittu jääviä henkilöitä, puheenjohtaja julisti kokouksen laittomaksi.

    § 42: Sormusasia
    Päätettiin että Nerwen jatkaa asian selvittämistä soittamalla Kimmoxille. Sormusten hintakatoksi sovittiin 30e. Päätettiin myös, että mahdollisessa hinnan alentamisessa ensisijainen keino on materiaalinen vaihtaminen eikä suunnitelman muuttaminen.

    § 43: The Miitti 2008
    The Miitin paikka on varattu samasta paikasta kuin viime vuonna, Petäjärannan leirikeskuksesta. Miitti järjestetään 3-6.7.2008. Ensimmäinen järjestäjien tapaaminen on Vesilahtimiitissä 22-24.2.2008, jossa käydään läpi viime vuoden Miitin debriiffi sekä keskustellaan uuden järjestäjän valinnasta ja laaditaan alustava budjetti.

    § 44: Muut esille tulevat asiat
    - IRC-kanava: Nerwen toi esille asian hoidon pysähtyisyyden sekä huolen kahden erillisen kanavan olemassaolosta. Päätettiin että seuraavassa kokouksessa päätetään siirtyä joko TolkienGatewaylle tai pitäytyä Theonering.net:llä. Kahden virallisen kanavan politiikka ei voi jatkua.

    - Käteiskassa: Dunadanin ehdotuksesta päätettiin siirtää käteiskassa yhdistyksen sihteerin haltuun
    Rahastonhoitaja Dunadan ilmoitti että yhdistykseltä ei peritty pankkikuluja ollenkaan vuonna 2007, vaan vasta vuoden 2008 alusta.

    - Tapahtumavastaava muistutti kaikkia toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman tekemisestä.

    § 45: Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    Uusia jäseniä hyväksyttiin kaksi.

    § 46: Kokouksen päättäminen
    Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21:45
     
  12. Nova

    Nova Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous
    Aika: Sunnuntaina 24.2.2008 klo 13:20
    Paikka: Osmontie 7A, Vesilahti
    Läsnä: Incanus, Haltiamieli, Samooja, Nova, Nerwen, Merri

    § 47 Kokouksen avaus
    § 48 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    § 49 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    § 50 Esityslistan hyväksyminen
    § 51 Sormusasia
    § 52 Konnun ja yhdistyksen IRC-kanavien sijaintikysymykset
    § 53 Uuden miittijärjestäjän valinta
    § 54 Miitit ja alkoholi
    § 55 Kontuwikin taustatiedot ja tekijänoikeudet
    § 56 Ehdotus julkisesta bannilistasta
    § 57 Yhdistyksen toimintakertomus 2007 ja toimintasuunnitelma 2008
    § 58 Jäsenrekisterin salassapitosopimukset
    § 59 Seuraavan kokouksen ajankohta
    § 60 Muut esille tulevat asiat
    § 61 Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    § 62 Kokouksen päättäminen


    § 47: Kokouksen avaus
    Puheenjohtaja Incanus avasi kokouksen klo 13:27

    § 48: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

    § 49: Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    Haltiamieli ja Nerwen valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi

    § 50: Esityslistan hyväksyminen
    Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan

    § 51: Sormusasia
    Sormus päätettiin toteuttaa halvemmalla muottivalutekniikalla noin 27e hintaan. Haltiamieli menee tarkistamaan mallin paikanpäälle. Nerwen ja Haltiamieli hoitavat asiaa eteenpäin 25.2. Sormuksia toimitetaan vain ennakkotilausta vastaan.

    § 52: Konnun ja yhdistyksen IRC-kanavien sijaintikysymykset
    Kaikki IRC-kanavat TORnilta ja Freenodelta siirretään Tolkien Gatewaylle ja nykyisestä #kontu kanavasta TG:llä tehdään Konnun virallinen kanava. #kontu kanavan omistajuus siirretään Merriltä puheenjohtajalle ja toissijainen omistajuus varapuheenjohtajalle. Omistajuus poistetaan Merriltä. Siirrot toteutetaan 1.3 ja vanhat kanavat ajetaan alas 31.3. Väliajaksi niihin jätetään otsikkoon tiedote siirrosta. Nerwen hoitaa muutoksesta tiedottamisen sekä yhteydet TORnille. Incanus hoitaa yhteydet Tolkien Gatewaylle.

    Tolkien Gatewayn kanavalle annetaan operaattorioikeudet Merrille, Incanukselle, Juspelle, Samoojalle, Haltimielelle, Henanelle sekä Jaamarille.

    § 53: Uuden miittijärjestäjän valinta
    Hakemuksia saapui kaksi Jaamarilta ja Henanelta. Keskustelun jälkeen uudeksi järjestäjäksi valittiin Jaamar. Samalla Temppis poistettiin järjestäjäryhmästä.

    § 54: Miitit ja alkoholi
    Päätettiin, että miitit ovat sekä aika että paikka. Osallistuja, järjestäjä tai vieras ei saa nauttia alkoholia miittipaikalla, eikä poistua alueelta nauttimaan alkoholia ja palata tämän jälkeen miittialueelle alkoholin vaikutuksen alaisena. Päihteitä hallussaan pitävä tai niitä nauttiva henkilö poistetaan miittialueelta. Jälkiseuraamukset ovat harkinnanvaraisia ja tapauskohtaisia, toistuvista rikkomuksista seuraa miittikielto.

    § 55: Kontuwikin taustatiedot ja tekijänoikeudet
    Haltiamieli esitteli asian. Päätettiin että luodaan sivu, jolla kerrotaan että wikin tietojen oikeellisuutta ei taata. Ylläpito ei ole myöskään vastuussa sisällöstä vaan artikkelien kirjoittajat vastaavat itse omista teksteistään. Virheiden ja muiden raportointia varten kerrotaan yhdistyksen postiosoite sekä erillinen sähköpostiosoite kontuwiki@verkkoyhteiso.kontu.info. Osoite ohjataan wikin ylläpitäjille.

    Luodaan myös sivu joka käsittelee yksityisyyden suojaa sekä listaa tiedot jotka artikkelien kirjoittajista tallentuu ylläpidon käytettäväksi sekä mitä näillä tiedoilla voidaan tehdä.

    Päätettiin, että kysytään lisensointiasiasta käyttäjien mielipidettä Vihreässä Lohikäärmeessä. Vaihtoehdot ovat GFDL-lisenssi ja CC-attrib-nocomm-sharealike. Päätös koskee artikkelien tekstiä. Kuvat ja muut mediatiedostot lisensoidaan aina tapauskohtaisesti.

    § 56: Ehdotus julkisesta bannilistasta
    Päätettiin, että bannatun henkilön titteli on “jäähyllä” ja allekirjoitus korvataan syyllä ja bannien ajalla. Nerwen hoitaa myös bannausohjeet Keskuksessa ja Opaskyltissä. Muutos ja ohjeistus toteuteutettu 1.3.

    § 57: Yhdistyksen toimintakertomus 2007 ja toimintasuunnitelma 2008
    Toimintakertomuksen viimeinen palautuspäivä on on hallitusten jäsenten osalta 30.4. Puheenjohtaja koostaa toimintakertomuksen 21.6. mennessä. Toimintakertomus kattaa ajan 19.12.2006 – 31.3.2008. Toimintasuunnitelma kattaa ajan 1.4.2008 – 31.3.2009. Sen hallituksen jäsenten osuuden viimeinen palautuspäivä on 17.3.2008.

    § 58: Jäsenrekisterin salassapitosopimukset
    Merrillä on pääsy jäsenrekisteriin ylläpitäjän ominaisuudessa. Dunadanilla on pääsy rahastonhoitajan ominaisuudessa sekä Incanuksella on pääsy puheenjohtajan ominaisuudessa. Hathaldirilla on myös pääsy jäsensihteerin ominaisuudessa. Nerwenille annetaan oikeudet jäsenrekisteriin verkkovastaavan ominaisuudessa sovelluksen kehittämisen ja testaamisen johdosta.

    Merri ja Nerwen allekirjoittavat salassapitosopimuksen.

    § 59: Seuraavan kokouksen ajankohta
    12.3.2008 klo 20:00. Pitopaikka #hallitus @ irc.tolkiengateway.net.

    § 60: Muut esille tulevat asiat

    - Lisäpaitojen painattaminen ja suunnitelman muuttaminen:
    - Samasta paikasta ostetaan.
    - Kysytään ladyfitin hintaa.
    - Kysytään hintaa kahdelle painatukselle (kahdessa paikassa näistä: hiha, selkäpuoli, etumus)
    - Kerätään ehdotuksia paitoihin ja muihin tuotteisiin sopivista sloganeista ja mustavalkoisista kuvista. Nerwen hoitaa.
    - Hinnoista tiedot 12.3 kokoukseen mennessä. Nova hoitaa.
    - Finncon 2008
    - Nova, Incanus ja Haltimieli liittyvät SPECTREn postituslistalle ja pitävät yhdistyksen hallituksen ajantasalla Suomen fantasia-tapahtumista.
    - Sihteeri ja PJ osallistuvat yhteistyökokoukseen 1.3. Nova ilmoittaa molemmat.
    - Osallistutaan yhteistoimintapöytään.
    - Selvitetään mainoksen hintaa Finncon-lehteen.
    - Kersti Juva täyttää syksyllä 60
    - Lahja toteutetaan ja annetaan Suomen Tolkien-seuran kanssa yhteistyössä.
    - Tiedustellaan onko Tolkien-seura aiemmin muistanut Juvaa esim. 50-vuotispäivänä.
    - Pyritään selvittämään onko mahdollista vielä lahja perille henkilökohtaisesti molempien yhdistysten hallitusten toimesta.
    - Ensiapulaukku
    - Samooja ja Nerwen selvittävät EA-laukkujen hintaa.
    - Nerwen selvittää Tampereella EA1-koulutuksen hintaa ja pitopaikkaa/ajankohtaa
    - beta.kontu.info
    - Merrillä pyörii omalla kotikoneella beta-versio, johon Merri lähettää linkit kaikille hallituksen jäsenille. Tapahtuu 24.2.2008.
    - Foorumin muokkaus- ja poistonapit
    - Dunadan muuttaa muokkaus- ja poistonapit ikoneista tekstiksi
    - Miittijärjestäjien keskusteluhuone
    - Miittijärjestäjien keskustelut siirretään hallituksen huoneeseen. Mikäli hallituksen huoneeseen tulee suljetusti käsiteltyjä aiheita, tehdään miittijärjestäjille oma huone.

    § 61: Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
    2 uutta jäsenhakemusta on saapunut ja molemmat hyväksyttiin.

    § 62: Kokouksen päättäminen
    Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17:22
     
  13. Nova

    Nova Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous
    Aika: Keskiviikkona 12.3.2008 klo 20:14
    Paikka: #hallitus, irc.tolkiengateway.net
    Läsnä: Incánus, Dúnadan, Haltiamieli, Samooja, Nova, Nerwen, Merri. Dúnadan poistui 22:08.

    § 63: Kokouksen avaus
    § 64: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    § 65: Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    § 66: Esityslistan hyväksyminen
    § 67: Paitatilausten hintatiedot
    § 68: Sormustiedote
    § 69: EA1-koulutus Nerwenille ja EA-laukku
    § 70: Jääkaappimagneettitiedote
    § 71: Wikin tilanne
    § 72: Yhdistyksen vastaantulo pj:n The Miitti -maksuun
    § 73: Yhdistyksen osuus Konnun kehittämisessä
    § 74. Muut esille tulevat asiat (meta)
    § 75: Kokouksen päättäminen

    § 63: Kokouksen avaus
    Puheenjohtaja Incánus avasi kokouksen klo 20:14

    § 64: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

    § 65: Pöytäkirjan tarkastajien valinta
    Haltiamieli ja Nerwen valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi

    § 66: Esityslistan hyväksyminen
    Esityslista hyväksyttiin muutoksin. Alkuperäiseen esityslistaan muutoksena pykälän 73 muutos ja jäsenhakemuspykälä poistetaan. Kokouksen venymisen johdosta myös pykälä 74 siirrettiin seuraavan kokouksen asialistalle.

    §67: Paitatilausten hintatiedot
    Nova esitteli alustavat hintatiedot 25:lle tavalliselle T-paidalle ja 25:lle ladyfit T-paidalle. Korkeahkon hinnan perusteella päädyttiin teettämään noin 50 normaalia T-paitaa kahdella painatuksella. Lisäksi Käärmeessä järjestetään kysely halukkuudesta ostaa ladyfit-paitoja. Nova hoitaa.
    Selkään painatatetaan slogan ja kuva, mikäli se ei vaikuta hintaan eli saadaan yhdellä painatuksella toteutettua. Ehdotuksia sloganeiksi ja kuviksi kerätään toivelistalla Käärmeessä. Nova hoitaa.

    §68: Sormustiedote
    Haltimieli tiedotti, että alunperin Kimmoxin antama noin 26e hinta ei sisällä sormusmuotin tekokustannuksia. Tämän johdosta hinta nousi dramaattisesti ylöspäin eikä sormusten teettäminen kannata.
    Dúnadan ehdotti, että otetaan yhteyttä alan oppilaitoksiin ja tiedustellaan sormusten teettämistä oppilastyönä. Ehdotusta kannatettiin.
    Incánus käy Lempäälässä sijaitsevassa koruopistossa tiedustelemassa asiaa. Haltiamieli tiedottaa Käärmeessä nykytilanteesta.

    §69: EA1-koulutus Nerwenille ja EA-laukku yhdistykselle
    Koska jokaisessa yhdistyksen tapahtumassa on oltava paikalla vähintään yksi EA-taitoinen luottamushenkilö sekä perustason EA-tarvikkeet, päätettiin maksaa Nerwenin EA1-koulutus (80e) kokonaisuudessaan sekä ostaa yhdistykselle noin 30e maksava ensi-apulaukku.

    §70: Jääkaappimagneettitiedote
    Nerwen tiedotti, että hänellä on sopiva tulostin, jolle myydään magneettipaperia. Lisäksi Nerwen on tehnyt muutamia kokeiluja, toistaiseksi vielä ainoastaan sähköisessä muodossa, yhdistyksen logolla ja erilaisilla sloganeilla. Selvittämättä on vielä voidaanko tekijänoikeuden puitteissa painattaa yksittäisiä lauseita Tolkienin teoksista magneetteihin, mutta epäiltiin että käyttö ei onnistu. Samooja selvittää asiaa kontaktiensa kautta.

    §71: Wikin tilanne
    Lisenssikysymyksestä järjestettiin Käärmeessä kysely. Kaikki vastanneet kannattivat GFDL-lisenssiä yhteensopivuussyistä. Keskusteltiin GFDL lisenssin mahdollisista kaupallisen käytön riskeistä joidenkin hallituksen jäsenten kannattaessa CC-pohjaista lisenssiä. Päätettiin silti ottaa GFDL käyttöön wikin tekstiosuuksille.
    Lisäksi Haltiamieli tiedotti, että aloittaa projektin jossa noin tusina vanhaa Tapio Laaksolta perittyä wiki-artikkelia kirjoitetaan uusiksi.

    §72: Yhdistyksen vastaantulo pj:n The Miitti -maksuun
    Puheenjohtaja anoi hallitukselta 50% avustusta The Miitin pe-su ajan osallistumismaksusta, johtuen vuosikokouksen sekä hallituksen kokouksen aiheuttamasta työmäärästä ja puheenjohtajan läsnäolon edustustehtävällisestä velvollisuudesta. Aiheesta keskusteltiin ja päätettiin myöntää 50% eli 12,5e avustus.

    §73: Yhdistyksen osuus Konnun kehittämisessä
    a) Verkkovastaavan toimenkuvan tarkitus
    Pitkällisen keskustelun jälkeen päätettiin, että Konnun työryhmä nykyisessä muodossaan lakkautetaan. Lisäksi verkkovastaavan toimi sellaisenaan lakkautetaan ja tilalle perustetaan Sisältö- ja yhteysvastaavan luottamustoimi.Uusi toimenkuva on:
    “Sisältö- ja yhteysvastaava toimii linkkinä hallituksen ja ylläpitäjien/konnavahtien välillä sekä pitää yhteyttä muihin yhteistyötahoihin. Hän myös vastaa Konnun sisällön kehittämistyöstä sekä verkkoyhteisön sivujen päivittämisestä lukuunottamatta teknistä kehitystyötä.”

    b) Teknisestä toteutuksesta vastaaminen
    Hallitus valtuuttaa Merrin virallisesti jatkamaan Konnun pääasiallisena kehittäjänä lakkautetun työryhmän sijaan. Myös Dúnadan jatkaa kehittäjän roolissa. Isoille muutoksille sekä Merrin että Dúnadanin tulee silti jatkossa saada hallituksen lupa. Isoiksi muutoksiksi lasketaan kaikki loppukäyttäjälle näkyvät muutokset, lukuunottamatta seuraavia:
    - Eri nettiselainten renderöintibugit
    - Edellä mainituissa isoissa muutoksissa rikotun muun toiminnallisuuden korjaukset
    - Pienehköt käyttöliittymää koskevat muutokset, mikäli useat käyttäjät ovat pyytäneet muutosta
    Epävarmoissa tapauksissa riittää yhden hallituksen jäsenen lupa. Hallituksen jäsen voi tarvittaessa pyytää muita mielipiteitä tai viedä asian hallituksen käsiteltäväksi. Tarvittaessa ylläolevaa listaa voidaan siten muokata.

    §74. Muut esille tulevat asiat (meta)
    Puheenjohtaja on päättänyt hankkia sihteerille kanta-asiakaskortin Suomalaiseen kirjakauppaan.
    Tarvikevastaavan tulee käteiskassan vaihtorahaa tarvitessaan ottaa yhteyttä puheenjohtajaan
    Pj:n ja sihteerin terveiset yhteistyökokouksesta:
    Puheenjohtaja kertoi yhdistyksen toiminnasta lyhyesti muille paikalla oleville seuroille sekä erityisesti siitä että olemme järjestämässä Tolkien Reading Day:n yhteyteen tapahtumaa Tampereella Suomalaisessa kirjakaupassa. Tapahtuma herätti kiinnostusta ja Verkkoyhdistystä pyydettiin lähettämään asiasta tiedotteita myös muille spefi-seuroille. Tiedote lähetettiinkin Spektren, STS:n ja TSFS:n postituslistoille sihteerin toimesta.
    Puheenjohtaja kutsuu koolle seuraavan kokouksen kun tarvetta ilmenee

    § 75: Kokouksen päättäminen
    Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 00:43
     
  14. Nova

    Nova Kontulainen

    Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous
    Aika: Tiistaina 15.4 klo 19:00
    Paikka: #hallitus, irc.tolkiengateway.net
    Läsnä: Incánus, Haltiamieli, Samooja, Nova, Nerwen

    § 76: Kokouksen avaaminen
    § 77: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    § 78: Pöytäkirjantarkastajien valinta
    § 79: Esityslistan hyväksyminen
    § 80: Paitatilauksen tilanne
    § 81: Jääkaappimagneettien tekijänoikeuskysymys
    § 82: FinnCon pöytä/lehtivaraus
    § 83: Miittipaikkojen uusiminen
    § 84: Muita esille tulevia asioita (META)
    § 85: Jäsenhakemusten hyväksyntä (suljettu)
    § 86: Kokouksen päättäminen


    § 76: Kokouksen avaaminen
    Puheenjohtaja Incánus avasi kokouksen klo 19:09

    § 77: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

    § 78: Pöytäkirjantarkastajien valinta
    Haltiamieli ja Nerwen valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi.

    § 79: Esityslistan hyväksyminen
    Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

    § 80: Paitatilauksen tilanne
    Nova kertoi paitatilauksen hintatietoja. Koska määrien muuttaminen ei vaikuta hintaan, ja tämän vuoden hinta on yli kaksinkertainen viime vuoden hintaan nähden, päätettiin katsoa ensin hieman kilpailevia tarjouksia ennen päätöksen tekoa. Nova hoitaa 9.5. mennessä.

    § 81: Jääkaappimagneettien tekijänoikeuskysymys
    Samooja oli ottanut yhteyttä lakiasioita opiskeleviin tuttaviinsa asian tiimoilta. Tekijänoikeuslaki ei ole asian suhteen aivan täysin selvä, mutta päätettiin olla ottamatta turhaa riskiä ja suorien lainausten käyttö myytävissä jääkaappimagneeteissa jätetään pois. Ilmaiseksi jaettavissa magneeteissa, kuten kilpailujen palkintoina annettaessa, päätettiin että suoriakin lainauksia voidaan käyttää.

    § 82: FinnCon pöytä/lehtivaraus
    Puheenjohtaja oli saanut FinnConin järjestäjiltä hinnaston pöytiä ja lehteen tulevia mainoksia koskien. Päätettiin ostaa pelkkä ¼ sivun mainos A5 kokoisesta lehdestä. Yhteistyöpöytään osallistumisen hintaa ei vielä tiedetä, joten puheenjohtaja lupasi selvittää asiaa. Nerwen suunnittelee mainoksen.

    § 83: Miittipaikkojen uusiminen
    Lammasniemi alkaa käymään ahtaaksi Vesilahtimiiteille. Puheenjohtaja oli yrittänyt varata Lempäälän Puntalaa syksyksi, mutta kaikki viikonloput olivat jo varattuja. Samooja ehdotti Tampereen Antaverkkaa. Puheenjohtaja kyselee Antaverkan varaustilannetta ja jos vapaita viikonloppuja ei ole, jatketaan Lammasniemessä vielä vuosi 2008 ja aloitetaan ensivuoden paikkojen tiedustelu hyvissä ajoin

    § 84: Muita esille tulevia asioita (META)
    Puheenjohtaja tiedotti että hän on liittynyt Suomen Tolkien Seuraan ja että Seuran vuosikokous on Tampereella 27.4.

    § 85: Jäsenhakemusten hyväksyntä (suljettu)
    Yksi uusi jäsen hyväksyttiin.

    § 86: Kokouksen päättäminen
    Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20:26
     
  15. Haltiamieli

    Haltiamieli Kontulainen

    Viimeisimmän kokouksen, tämän hallituskauden ensimmäisen, pöytäkirja on vihdoin luettavissa wikissä. Viime hallituskauden viimeinen pöytäkirja, toukokuulta, seuraa aivan pian perässä. :p

    //Nerwende lisää: kaikki pöytikset nykyään siis yhdistyksen omilla sivuilla
     

Jaa somessa