VyK: Rahastonhoitaja tiedottaa

Nyt rahastonhoitajantehtäviä tehdessäni olen perehtynyt paremmin tuohon maksuliikenteeseen ja sen kustannuksiin.

Viestisiiro/viitesiirto

Joskus muinoin tein vaikeaselkoisista osuupankin hinnastoista virheellisen johtopäätöksen, että viitenumeron käyttämiseksi maksuliikenteessä yhdistyksellä tulisi olla ns. eräsiirtopalvelu, jonka kk-maksu on n. 9€. Näin ei kuitenkaan ole, vaan yhdistys voi ilman erillistä palvelua käyttää viitesiirtoja maksuliikenteessään, jolloin viitesiirrot näkyvät tiliotteella ja ovat siten helposti sieltä noukittavissa. Mutta se onkin sitten vain rahiksen hankaluus.

Miksi siis viestimaksuista viitenumeromaksuihin. Tämä siitä syystä, että viitenumeromaksut/siirrot ovat hinnaltaan vain 0,12 € / kpl, kun taas viestimaksut/siirrot maksavat 0,46€ / kpl. Eli säästöä viitenumeroa käyttämällä tulee huimat 0,34 €/viitesiirto. Suuri summahan tämä ei ole, mutta jos ajatellaan, että yhdistyksellämme on kohta n. 50 jäsentä, miittimaksuja tulee vuodessa (60+25+25+25+25) = 160 plus muita maksuja päälle yht. n. 250 maksua, niin säästö on jopa 85€. 85€:llahan tekee jo vaikka mitä, esim. ison lettutaikinan miitteihin.

Viitesiirrot aiheuttavat toki hieman muutoksia jäsen-, miitti- ja muiden maksujen suorittamisessa. Esim. jäsenhakukaavake on muuttunut jo tänään päivällä. Järjestys on nyt se, että ensin luetaan ne yhdistyksen säännöt ja sitten lähetetään jasenhakukaavake, jonka jälkeen jäsenkandidaatti saa sähköpostiinsa maksuohjeet jäsenmaksun suorittamiseksi. Samassa viestissä hän saa myös yksilöllisen viitenumeron, jota hänen tulee käyttää maksua tehdessään. Jäsenhakukaavakkeen tiedot, mukaanlukien viitenumero, lähtee pj:lle ja jäsensihteerin lisäksi myös rahastonhoitajalle, jotta hän tietää seurata maksuliikennettä.

Vanhojen jäsenien jäsenmaksuihin tulee myös käyttöön viitenumerot, jolloin niiden muoto on 310 0000Y 2007X, eli 3 ekaa kertoo rahikselle että kyseessä on jäsenmaksu, seuraavat 5 ovat varattu jäsennumerolle, seuraavat 4 vuosiluvulle. Viimeinen numero on pankin tarkistenumero, jonka voi itse kukin käydä laskemassa täällä.

Miittejä varten tullaan tekemään myös oma viitenumerojärjestelmänsä, mutta se on toistaiseksi vielä auki, millainen se olisi.

Jotta tällaista. Ajatuksia, kommentteja ja muuta?

Laskutus ja käteiskassa

Toinen asia, josta minun piti puhuman, on käteisellä ostot/laskutus yhdistykseltä sekä käteiskassa. Nämä selkeästi vaativat pientä ohjeistusta.

Laskutus

Kun ostatte itse käteisellä/kortilla yhdistyksen piikkiin jotakin, niin pyrkikää aina, säilyttämään alkuperäiset kuitit. Ostokset olisi syytä tehdä myös siten, että yhdistykselle ostetut asiat tulevat aina omalle kuitilleen ja ne henkilökohtaiset asiat omalleen. Välttäkää siis aina yhdistämästä henk.koht ja yhdistyksen ostoksia samalle kuitille. Tämä siitä syystä, että silloin kirjanpito pysyy selkeänä, eikä omituisuuksia tule. Näin se toimii yritysmaailmassakin.

Käteisostojen laskuttaminen yhdistykseltä tapahtuu aina niin, että täytätte sähköisen laskutuslomakkeen (jonka saatte minulta pyytäessänne). Lomakkeeseen täytätte omat tietonne maksuosoitteineen, mutta myös selvitystiedot ostosta. Mitä on ostettu, kenelle, miksi ja milloin. Siis selvitätte lyhyesti oston tarkoituksen. esim. Ostettu Vyk ry:n The Miittiin 2007 askartelutarpeita luontopolun järjestämiseksi. Kun lomake on täytetty kokonaisuudessaan, niin alkuperäiset kuitit laitetaan liitteeksi sen mukaan, ja mieluiten vielä niin, että ne on jo valmiiksi teipattuna A4-paperille, jolloin minun ei tarvitse enää sitä tehdä (kun tositteita on paljon, niin uskokaa tai älkää, mutta niiden arkistoiminen on todella hidasta puuhaa) ja helpotatte samalla pienen rahiksen elämää. Kun lomake ja liitteet on valmiit, niin ne toimitetaan/postitetaan minulle (osoite löytyy siitä lomakkeesta). Kun se on saapunut minulle ja siinä ei ole mitään epäselvyyksiä, niin maksan summan yhdistyksen tililtä mahdollisimman pian.

Lomakkeen ja kuittien epäselvyydet saattavat aiheuttaa sen, että pyydän lisäselvityksiä ja maksu viivästyy sen vuoksi. Painotan siis teidän omien saatavienne vuoksi, että teette laskutukset mahdollisimman selkeästi. Maksut, jotka eivät riittävän selkeästi liity yhdistyksen toimintaan, tullaan käsittelemään hallituksen kokouksessa, jolloin hallitus päättää, maksetaanko lasku vai eikö.

Jos jostain syystä olette maksaneet yhdistykselle osoitetun laskun, niin alkuperäinen lasku kuitteineen on myös lähetettävä allekirjoittaneelle.

Käteiskassa

Käteiskassan kanssa pitää toimia myös järkevästi. Kassaan pitää jäädä aina tosite rahan liikkumisesta sinne tai siitä pois. Esim. Teh Miitti 2007 aikaan käteiskassasta maksettiin joitakin ostoksia, joita Miittiläiset olivat tehneet. Osa oli varsin hyvin dokumentoitu, mutta niissäkin oli vielä toivomisen varaa. Käteiskassan tositteisiin pätee sama asia kuin laskutuskaavakkeeseenkin, mitä on ostettu, kenelle, miksi ja milloin sekä tietysti alkuperäinen kuitti ja allekirjoitukset. Sama koskee myös jäsenmaksujen maksamista käteiskassaan, siitä on aina jäätävä tosite, mutta tämä olikin nyt hoidettu hyvin.

Paitojen ja muiden jäsentuotteiden myynti käteiskassan välityksellä pitää tulevaisuudessa hoitaa paremmin. Nyt Miitissä paidoista jäi tositteeksi vain tukkimiehen kirjanpito, josta selvisi kyllä, että mitä on myyty kuinkakin paljon, mutta ei sitä, kenelle ja mihin hintaan. Jatkossa olisi siis hyvä tehdä myytävien tuotteiden suhteen listat esim paidoille omansa, johon merkitään tuotteen tiedot (paidan väri ja koko) sekä mihin hintaan se on myyty ja sitten vielä ostajan kuittaus. Tällöin myös tuotteiden varastokirjanpito (Sellainen olisi syytä ainakin olla) pysyy ajantasaisena, kuten myös kateiskassan tiedot ja siten yhdistyksen kirjanpito. Täydet tuote/paitalistat olisi hyvä toimittaa minulle kirjanpitoa varten.

Kuka käteiskassaa milloinkin hoitaa, nyt ilmeisimmin pj, hänen olisi hyvä pitää edes jonkinlaista kirjanpitoa ja raportoida välillä tilanteesta minulle.

Kysymyksiä, kommentteja, yms?

Byrokratiaa? Jep, juuri sitä, mutta vain siksi, että sillä suojellaan yhdistyksen varoja sekä mainetta ja kunniaa, mutta ennenkaikkea rahastonhoitajan omaa selkänahkaa.

Eilen unohdin kirjoittaa vielä yhdestä asiasta, muistin sen vielä jossain vaiheessa mutta kirjoittamatta jäi

Kun teette esim. käteisostoja, ja saatte maksun vaikka käteiskassasta takaisin, niin siitä pitää kirjoittaa se käteiskassaan jäävä tosite.

Viime Miitistä tuli vastaani tosite ja kuitti, jonka mukaan oli ostettu tarvikkeita Miittiä varten kaupasta A ja sen ostosten summa oli X euroa. Tositteessa tuosta summasta oli sitten vähennetty paita-maksu ja loppusumma oli sitten Y euroa, joka sitten pulitettiin tälle ostajalle. Eli tositteessa oli kirjattu kahteen suuntaan liikkuvaa rahaliikennettä (suom. maksuja yhdistykselle ja maksuja ostajalle).

Kaiken järjen mukaan homma on ihan OK ja järkevää. Mitä sitä siirtämään rahaa edestakaisin, mutta kirjanpidon kannalta asia menikin hieman mutkikkaammaksi, ja rahis sai raapia päätään useampaan kertaan ja hartaasti.

Jatkossa älkää tehkö tositteissa tällaisia oikomisia. Kirjoittakaa tosite velasta mitään siitä lyhentämättä. Tositteen tulee olla siis yksiselitteinen. Vaikka raha liikkuisi oikeasti, niinkuin se tuossa tositteessa oli ilmoitettu liikkuneeksi, niin kirjoittakaa jatkossa vastaavasta tilanteesta vaikka kaksi tositetta, ensimmäinen velasta ja toinen siitä paidasta. Tällöin tositteiden tiliöimisestä ei tule ongelmaa.

Eli sanomani on, että kirjoittakaa tositteet yksiselitteisiksi ja vain yhteen suuntaan liikkuvaa rahan liikennettä. Tositteessa raha liikkuu vain yhdistykselle tai yhdistykseltä pois, mutta ei molempia.


EDIT:
Ai, että miksi höösään tällä tavalla. Siksi, että haluan asioiden olevan kannaltani riittävän yksinkertaisia ja että minun tulee pystyä ensi keväänä tekemään tilinpäätös tästä tilikaudesta ja haluan sen menevän läpi tilintarkastuksesta ilman suurempia ongelmia, joita kirjanpidossa ilmenevät epäselvyydet saattaisivat aiheuttaa.

Myönnän syyllisyyteni useimpiin (vai peräti kaikkiin?) virheisiin, joista
arvon rahis puhui. Eihän tässä saa öitään nukuttua, kun miettii, että
mitä nyt vielä on tekemättä tai väärin tehty tms.

Mutta: Pj ottaa opikseen ja opiskeleekin kunnolla rahiksen sanelemat
asiat. Kahdesti ei samaa virhettä tehdä. Dúnasta seuraava pj!

Jep jep, olen äärimmäisen tyytyväinen siihen, että asiat ovat alkaneet
luistaa ja hommat sujua. Hanskat on selvästi otettu naulasta, eikä
niitä ole hukattu minnekään. Tässähän uskaltaa oikeasti pitää joskus
vapaatakin.

Mikäköhän se pointtini oli...


Incánus

Noh, ei niitä voi vielä tuossa vaiheessa virheiksi laskea, kun mitään kunnolista käytäntöä ei ole/ollut vielä muotoutunut.

Nonih, nyt yhdistyksen ensimmäinen tilikausi on päättynyt. Nyt pitäisi sitten tehdä tilinpäätös ja toimittaa se sitten Tilintarkastajan tarkastettavaksi.