Kontu Se on hyvä paikka elää ja olla!

Sinä hallitustoimintaan kesällä 2017? (tai 2018)

Keskustelu huoneessa 'Tiedotteet', aloittanut Heathertoes, 30.06.2017.

  1. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    EDIT 2018: Tämä keskustelu pätee edelleen! Tein päivityksiä esim. linkkeihin alle.
    Toimintakauden 1.9.2018 - 31.8.2019 hallitus valitaan vaalikokouksessa lauantaina 4.8.2018 kello 14.00 Keravanjärven leirikeskuksessa (Keravanjärvenranta 205, 04530 Mäntsälä). (ks. tarkemmin erillisestä foorumitopikista) Tervetuloa kokoukseen sekä hallitukseen! Kokouksessa ei tarvitse olla fyysisesti paikalla hakeakseen hallitukseen - voi olla paikalla virtuaalisesti tai ilmoittaa kiinnostuksestaan etukäteen! Kysy ihmeessä lisää joko tästä topikista, minulta (esim. yksärillä tai puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi) tai muilta hallituksen jäseniltä!
    ____

    Tule hallitukseen! (tämä on se Hobittilan Sanomissa 1/2017 luvattu keskustelu :D Teaser-versio, joka täydentyy viikonlopun aikana, terv. nimim. sanoin, että keskustelu tulee kesäkuun aikana, joten…)

    Seuralle valitaan uusi hallitus The Miitin aikana vaalikokouksessa kahden viikon päästä la 15.7. (EDIT: tämä siis 2017) (ks. tarkemmin täältä). Kokouksessa ei tarvitse olla paikalla hallitukseen hakeakseen, mutta erityisesti tällöin kannattaa lukea alla oleva ja kertoa kiinnostuksestaan joko täällä tai puheenjohtajalle puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi tai foorumilla yksityisviesti minulle eli käyttäjälle Heathertoes. Hallituksen jäsenen tulee olla 15 vuotta ja puheenjohtajan 18 vuotta. Jos haluaa vain tutustua järjestötoimintaan, tarjolla on myös varajäsenen pestejä, jolloin on helppo seurata hallituksen toimintaa ja halutessaan toki tehdä pieniä tai isojakin käytännön asioita. Hallituslaiselta toivotaan kohtalaista aktiivisuutta eli kykyä vastata sähköposteihin, irc-kokouksiin osallistuminen ja niissä kommentoiminen, ja useimmiten miiteissä oleviin kokouksiin osallistuminen.

    Hallituksen käsittelemiin asioihin voit tutustua esimerkiksi silmäilemällä hallituksen pöytäkirjoja 2016-2017 ja 2017-2018 (tai nopeammin tutustumalla esityslistoihin 2016-2018 ;)). Vuoden 2016-2017 hallituksen kokoonpanon löydät täältä, vuoden 2017-2018 täältä. Hallitukseen kuuluu sääntöjen mukaan puheenjohtaja (1 kpl) + hallituksen varsinaiset jäsenet (4-10 kpl) sekä varajäsenet (2 kpl).

    Minkälaisia tehtäviä hallituksessa on? Aloitetaan tässä viestissä kaikilta järjestöiltä vaadittavista perustitteleistä, jatketaan myöhemmin muihin (yhtä tärkeisiin) tehtäviin.

    Puheenjohtaja
    - kokousten kokoon kutsuminen ja puheenjohtaminen
    - esityslistan kasaaminen, asioiden valmistelu (ja ihmisten muistuttaminen valmistelemaan omia asioitaan)
    - delegoiminen, nakittaminen
    - hallituksen sisäinen tiedottaminen
    - toiminnan ja hallinnon suunnittelu, yleinen lankojen käsissä pitäminen (ja niiden etsiminen)
    - yhteydenottoihin vastaaminen ja niiden delegoiminen eteenpäin tarvittaessa

    Varapuheenjohtaja
    - puheenjohtajan työpari sekä varahenkilö, esim. jos puheenjohtaja ei pääse kokoukseen, niin varapuheenjohtaja johtaa kokousta
    - iso vapaus ottaa sellaisia nakkeja kuin haluaa, joko koko vuodeksi tai yksittäisiä juttuja lyhytaikaisemmin. Hyvä olla aktiivinen, vaikka ei olisikaan mitään tiettyä vastuuhommaa

    Sihteeri
    - kokouksissa hereillä oleminen ja kuunteleminen, ettei mitään oleellista jää huomaamatta. Irkkikokouksista jää toki loki talteen, sitä voi käyttää kivasti myöhemmin apuna pöytäkirjaa tehdessä.
    - kokouspöytäkirjojen kirjoittaminen ja lähettäminen hallitukselle tarkasteltavaksi / kommentoitavaksi. Ajallisesti se ei ole mitenkään erityisen raskas homma, jos on ollut kokouksessa hereillä.
    - mahdollisten korjausten jälkeen pöytäkirjat tulee laittaa myös seuran nettisivuille.
    - jos pöytäkirjasta tarvitaan allekirjoitettu versio, niin allekirjoitusten hankkiminen / hankkimisen delegointi, mahdollisesti postittaminen allekirjoittajalle ja takaisin.

    Rahastonhoitaja (ollut kätevyyden vuoksi sama henkilö kuin jäsensihteeri)
    - kirjanpidon pitäminen
    - tulo- ja menoarvion laatiminen
    - tilinpäätöksen laatiminen
    - vanhojen tilinpäätösten ja kirjanpitomateriaalien säilyttäminen
    EDIT: Lisäyksenä relevantit tehtävät jäsensihteerin pestin yhteydessä / yhteistyössä jäsensihteerin kanssa
    - jäsenmaksutietojen tarkistaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - miittimaksujen tarkistaminen (Onko maksaja seuran jäsen? Onko maksettu oikea summa? Sosiaaliset toimenpiteet maksamatta jättäneiden tai väärän summan maksaneiden kanssa)
     
    Last edited: 30.05.2018
    Jaamar ja Círdan tykkäävät tästä.
  2. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Jäsensihteeri (usein ollut sama henkilö kuin EDIT: rahastonhoitaja :D )
    - jäsenhakemusten vastaanottaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - jäsenten yhteystietomuutosilmoitusten vastaanottaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - jäsenten osoitetietojen / sähköpostiosoitteiden kopioiminen jäsenrekisteristä postitusvastaavalle muutaman kerran vuodessa
    - jäsenyyttä miettivien henkilöiden sähköposteihin vastaaminen (noin kaksi kertaa vuodessa)
    + Rahastonhoitajan pestin yhteydessä / yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa
    - jäsenmaksutietojen tarkistaminen + jäsenrekisterin päivitys
    - miittimaksujen tarkistaminen (Onko maksaja seuran jäsen? Onko maksettu oikea summa? Sosiaaliset toimenpiteet maksamatta jättäneiden tai väärän summan maksaneiden kanssa)

    Tiedottaja / Sosiaalisen median tiedottaja
    - sosiaalisessa mediassa tiedottaminen (sis. erityisesti Facebook, foorumi, internet-sivut, mutta mielenkiinnon mukaan myös Twitter, Instagram yms.)
    - tiedotusvastaavan sähköpostin tarkkaileminen ja asioiden hoitaminen tai eteenpäin delegoiminen
    - tilanteen mukaan muut tiedottamistehtävät

    Tapahtumavastaava[t] (tai ”tapahtuma- ja turvallisuusvastaava[t]”)
    - viime vuosina tapahtumavastaavia ollut 2 kpl, joten hommia voi jakaa
    - miittipaikkojen varaaminen ajoissa, ja esim. avaimen/avainkoodin hakemisen TAI hakemisesta huolehtimisen
    - yleisen sujuvuuden, järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen (alkuinfo, ensiapupakkauksen huolehtiminen paikalle ja sen pitäminen ajan tasalla, alaikäisten lupalaput, seuran turvallisuussuunnitelman päivittäminen). Seura maksaa ensiapukoulutuksen (EA1), jos sinulla ei vielä sitä ole.
    - uusien miittipaikkojen kartoittamisen seuralaisten ehdotusten perusteella tai omien intressien mukaan
    - Tapahtumavastaava on usein myös roudari (seuran keittiötavarat, laudeliinat, mahdollisesti myyntitavarat) joskus seremoniamestari (isompien miittin ohjelmien tiedustelu ja aikataulutus), joskus suurtalouskokki (jos osallistuu the Miitin keittiöhommiin).

    Paino- ja postitusvastaava
    - jäsenpostin (esim. Hobittilan Sanomat) postittaminen
    - jäsenpostin tulostaminen / painattaminen.

    Smialvastaava kalenterivuodelle 2018
    - ei välttämättä hallitustehtävä, koska osuu eri aikavälille kuin hallituksen toimikausi. Valitaan joko hallituksen järjestäytymiskokouksessa tai jossakin muussa hallituksen kokouksessa.
    - järjestää smialkilpailun eli päivittää haluamansa kaltaiset säännöt foorumille, pisteyttää smialien toiminnastaan foorumille antamat raportit säännöllisesti, päivittää pistetilannetta, sekä vastaa kysymyksiin aiheesta

    LISÄKSI: Hallituksessa voi olla myös Jäsenenä / Varajäsenenä ilman tiettyä tehtävää. Hallitus päättää työnjaostaan järjestäytymiskokouksessa vaalikokouksen jälkeen (ja/tai mahdollisesti täydentää myöhemmin). Muitakin nimikkeitä kuin yllämainittuja voi tarpeen mukaan olla joko omana tittelinään tai jonkin muun yhteydessä, esim. nämä:
    - Myyntitavaravastaava
    - Tarvikevastaava
    - Tapahtumavastaavan (käytännössä nyt vastaa miiteistä, ei muista tapahtumista) eriyttäminen toisaalta miittivastaavaksi ja toisaalta muista tapahtumista vastaavaksi tapahtumavastaavaksi
    - Varahenkilö tai apulainen johonkin hallituspestiin, esim. varatapahtumavastaava
     
    Last edited: 29.05.2018
    douv tykkää tästä.
  3. Dracaena

    Dracaena Raseena

    Ovatko Jäsensihteeri ja jäsensihteeri eri pestejä? :p
     
    Heathertoes ja Jaamar tykkäävät tästä.
  4. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    Ehkä se on semmoinen Saruman of Many Colours -tilanne :D :D
    (ps. hyvä, että joku lukee ajatuksella! Sauron tykkää! *peukku*)
     
    Jaamar tykkää tästä.
  5. Samooja

    Samooja Kontulainen

    Miten kävi vaalikokouksessa? Saitteko riveihin uutta verta vai jatkavatko vanhat naamat edelleen? :)
     
  6. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    ^ Kas, en nähnyt tätä, kun eilen postasin! Vanhat jatkaa, tarkka kokoonpano löytyy vaalikokous-topikista sekä seuran nettisivujen etusivulta tiedotteena, myöhemmin parista muustakin paikasta (sori, en pysty kännyllä linkkaamaan).
     
  7. Heathertoes

    Heathertoes Seuran puheenjohtaja Vastuuhenkilö Suomen Tolkien-seura

    PÄIVITYS! Tämä keskustelu pätee edelleen! Tein päivityksiä ekan kommentin linkkeihin, ja kahdessa ekassa kommentissa olevat hallitustehtävien esittelyt kannattaa taas lukaista läpi :)

    Elokuun alun vaalikokouksessa (ks. alempana sekä tarkemmin omassa topikissaan) siis valitaan taas seuralle uusi hallitus ensi toimikaudelle. Hallitukseen tarvitaan ainakin uusi puheenjohtaja ja muutenkin tuoreet hobittiaivot* ovat erinomaisen tervetulleita ja kaivattuja! (*emme ole aivoja syöviä zombeja, emme todellakaan :D ) Hallitukseenhan voi ja kannattaa hakea vaikka oman suosikkitehtävän aiempi tekijä olisikin jatkamassa hallituksessa. Vaihtelu virkistää vanhojakin hallituslaisia, ja tehtäviähän voi vaikka jakaa useamman henkilön kesken. Ei myöskään tarvitse tietää, mitä haluaisi hallituksessa tehdä, sillä hallitus sopii tittelit ja tehtävät kiinnostusten mukaan (paitsi puheenjohtaja, joka valitaan suoraan vaalikokouksessa). Hallituksessa voi toimia myös "hallituksen jäsen" tai "hallituksen varajäsen" -tittelillä, ja ottaa aina tilanteen mukaan itselleen sopivia hommia. Hallitukseenhan kuuluu sääntöjemme mukaan puheenjohtaja (1 kpl) + hallituksen varsinaiset jäsenet (4-10 kpl) sekä varajäsenet (2 kpl). Hallituksen jäsenen tulee olla 15 vuotta ja puheenjohtajan 18 vuotta.

    Itse suosittelen vahvasti, että - mikäli vain hallituslaisia löytyy tarpeeksi - hallitukseen valittaisiin erilliset miittivastaava(t) ja muista tapahtumista huolehtiva tapahtumavastaava. Näin muihin tapahtumiin liittyviä juttuja ei tarvitsisi jakaa hallituksen kesken aina erikseen (paitsi jos sellainen tarve ilmenee ofc). Vuosi sitten mainitsin aiheesta, ja nyt olen entistä vakuuttuneempi, että erillinen tapahtumavastaava (miittivastaavan/vastaavien lisäksi) on tarpeen.

    Sitten se virallinen info: Toimintakauden 1.9.2018 - 31.8.2019 hallitus valitaan vaalikokouksessa lauantaina 4.8.2018 kello 14.00 Keravanjärven leirikeskuksessa (Keravanjärvenranta 205, 04530 Mäntsälä). Tervetuloa kokoukseen sekä hallitukseen! Kokouksessa ei tarvitse olla fyysisesti paikalla hakeakseen hallitukseen - voi olla paikalla virtuaalisesti tai ilmoittaa kiinnostuksestaan etukäteen! Kysy ihmeessä lisää joko tästä topikista, minulta (esim. yksärillä tai puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi) tai muilta hallituksen jäseniltä!
     
    Last edited: 30.05.2018
    douv tykkää tästä.
  8. Jaamar

    Jaamar Hyykäärme Vastuuhenkilö Kummi

    Ajatus erillisistä tapahtuma- ja miittivastaavista saa minulta kannatusta ja saattaisin jopa itse olla valmis pistämään lusikkani jälleen vuosien jälkeen tuohon soppaan, mikäli se sopivaiseksi katsotaan. Jos olisi niinkin onnellinen asema että väkeä olisi tulossa reilusti niin sanoisin että kannattaisi jopa jakaa pestin kolmeen osaan niin että kaksi ihmistä vastaisi miiteistä vastuut sopivaksi katsomallaan tavalla jakaen ja yksi jolla on vastuu kaikista miittien ulkopuolisista tapahtumista. Vaan tällaiset asiat näyttää aika :) Toivottavasti mukaan saataisiin myös ihan uusia kasvoja.
     
    Círdan, eowynofmay, Olórin ja 3 muuta tykkäävät tästä.
  9. Isilmírë

    Isilmírë Kontulainen

    Olenkin jo varmaan pari vuotta sitten ensimmäisen kerran ilmaissut suunnitelmani lähteä tänä vuonna 20 vuoden tauon jälkeen taas hallitukseen mukaan. Miiteistä tai tapahtumista minun harvoin itse irl mihinkään osallistuvana tuskin kannattaa lähteä vastaaamaan (saati lähteä kylmiltään luotsaamaan koko seuraa, nope nope), mutta jonkin muun homman voisin varmaan oppia hoitamaan kelvollisesti.
     
    Shetai, Micco, Círdan ja 5 muuta tykkäävät tästä.

Jaa somessa